事務所のウォーターサーバーは経費にできる?勘定科目について税理士が解説|個人事業主や自営業の方も要確認!

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事務所のウォーターサーバーは経費にできる?勘定科目について税理士が解説|個人事業主や自営業の方も要確認!

ウォーターサーバーを事務所に設置する場合、目的次第では経費として認められます。使用目的により勘定科目が異なるため、確定申告をスムーズに行うために知識をつけておくことが大切です。事務所に設置したウォーターサーバーの経費計上方法を解説します。

※記事は2021年8月現在の情報になります。

甲田拓也
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甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中!

 

そもそもウォーターサーバーは経費になる?

そもそもウォーターサーバーは経費になる?

事務所に設置するウォーターサーバーの費用が、経費になるかどうかを確認しましょう。状況により科目が異なる点や、1人で働く場合の扱いについても解説します。

経費として計上可能

事業で必要な費用は、基本的に全て経費にできます。ウォーターサーバーを従業員・顧客・取引先用として設置する場合、事業用と認められるため経費として計上可能です。

サーバーの費用はレンタル料と水の料金に分けられます。無料レンタルの場合、ウォーターサーバーの費用は水の料金のみです。

レンタル料と水の料金では勘定科目が異なります。水の料金も、水を提供する相手により、適切な勘定科目で計上する必要があります。

1人で働く個人事業主がウォーターサーバーを自宅で使う場合、従業員がいないため、勘定科目は『福利厚生費』にはなりません。商談などで使うことを証明できるなら、『接待交際費』として認められる可能性があります。

事務所にウォーターサーバーを置くメリット

事務所にウォーターサーバーを置くメリット

ウォーターサーバーを事務所に設置すれば、さまざまなメリットを得られます。導入を検討する際の参考にしましょう。

節税対策ができる

ウォーターサーバーの費用は経費にできるため、確定申告の際に収入から差し引くことで所得を減らせます。所得が減れば税金も減り、節税につなげられる点がメリットです。

ただし、節税が有効になるのは、設置によりメリットを得られる場合に限られます。費用を経費にして節税できても、ウォーターサーバーに利用価値がなければ、費用が無駄になるため本末転倒です。

ウォーターサーバーの利用を考えている場合は、本当に使う必要があるのか、慎重に検討する必要があるでしょう。

従業員満足度の向上

事務所にウォーターサーバーを置けば、従業員への福利厚生をより充実させられます。いつでも水が飲める環境を整えてあげられるため、従業員満足度を高めることが可能です。

従業員の中には、毎日のようにペットボトルの飲料水を購入して持ってくる人も多いでしょう。ウォーターサーバーで飲料水を提供すれば、従業員の飲料代削減をサポートできます。

冷水だけでなく、温水がすぐに使える点もメリットです。カップラーメンやカップみそ汁などお湯が必要な食べ物も、時間をかけてお湯を沸かすことなくすぐに食べられます。

ウォーターサーバーは、品質にこだわった水を使うのが一般的です。健康志向が高い従業員の満足度も高まるでしょう。

ごみの削減につながる

従業員がペットボトルの飲料水を毎日のように買ってくると、ごみが大量にたまります。しかし、ウォーターサーバーの水を使ってもらうようにすれば、ペットボトルのごみの削減が可能です。

事務所のごみが減ることで、ごみの回収作業やごみ出し作業の時間や手間も省けます。ごみ出しにお金がかかっている事業所なら、費用の削減につながる点もメリットです。

再利用が可能なリターナブルボトルを使うウォーターサーバーをレンタルすれば、プラスチックごみも削減できます。ごみの削減は環境保護の観点からも重要なポイントです。

来客への対応が早くなる

事務所にウォーターサーバーを設置すれば、来客があった際に素早く飲み物を提供できます。『すぐに飲み物を出してくれる事業所』として、イメージアップにつなげられる点がメリットです。

ウォーターサーバーから出る温水は、コーヒーやお茶を作るのに最適な温度にキープされています。ポットのお湯を沸かし忘れていたときにも便利です。

冷水とお湯があれば、バリエーション豊かに飲み物を提供できます。コーヒーマシンを導入したり、冷蔵庫にドリンクを用意したりする必要もないでしょう。

来客への対応が早くなれば、従業員が飲み物を用意する時間や手間も削減できます。来客の予定があるからといって、わざわざ飲み物を買いに出る必要もありません。

非常時の備蓄水にも

ウォーターサーバーの水は、非常時の備蓄水としても役立ちます。地震や台風などの自然災害で水道が止まってしまったときにも、従業員や顧客へ水を提供することが可能です。

ウォーターサーバー用の水は、未開封の状態で半年~1年間保管できます。非常時の備えとして考える場合は、常に多めの水をストックしておくとよいでしょう。

日本は世界有数の災害大国といわれており、近年の災害は特に甚大な被害をもたらしています。いつ起こるか分からない自然災害のリスクに備える意味でも、導入を検討する価値があります。

ウォーターサーバーの勘定科目は?

ウォーターサーバーの勘定科目は?

費用を経費計上する際は、適切な勘定科目で仕訳を行う必要があります。勘定科目を決める際のポイントを覚えておきましょう。

福利厚生費やリース料など

ウォーターサーバーはレンタルで使うのが一般的です。サーバーのレンタル料を経費計上する際、レンタル料の勘定科目は『リース料』または『賃借料』となります。

水に関しては、従業員への提供を目的とする場合、勘定科目を『福利厚生費』とするのが基本です。レンタル代と水の料金を合わせ福利厚生費として計上することもできます。

厳密には、サーバーを使うための電気代も、『水道光熱費』として仕訳を行う必要があります。ただし、全体の電気量に含めて計上するケースが一般的です。

使用目的によって異なる

水の料金の勘定科目は使用目的により異なります。福利厚生費として仕訳できるのは、水を従業員に提供する場合のみです。

受付や応接室に設置し来客用として水を提供するケースでは、水の料金の勘定科目は『接待交際費』となります。店舗で顧客に提供するなら『販売費』です。

売上に対する接待交際費の割合が多くなり過ぎると、税務署に不自然さを指摘されかねません。接待交際費として計上する場合は、水の料金とレンタル料を分け、レンタル料の勘定科目を『リース料』として計上しましょう。

ウォーターサーバーを設置する際のポイント

ウォーターサーバーを設置する際のポイント

事務所にサーバーを導入する際の注意点を紹介します。設置前後に困ることがないよう、以下に挙げるポイントをチェックしておきましょう。

レンタル料と水の料金の消費税が異なる

ウォーターサーバーを事務所で使う際は、サーバーレンタル料と水の料金の消費税が違う点に注意しましょう。

レンタル料には軽減税率が適用されないため、消費税は10%となります。一方、ウォーターサーバーの水は飲食料品に該当するため、消費税は軽減税率が適用された8%です。

軽減税率が適用される飲食料品は、お酒や外食を除いたものが該当します。ウォーターサーバーの水はお酒ではない上、外食の定義にもあてはまらないため、軽減税率の適用対象です。

複数のウォーターサーバーを比較して

ウォーターサーバーは、機能や容量などの違いにより、さまざまなタイプがあります。導入を検討する際は、複数のサーバーを比較して選びましょう。

電気代を削減したい場合は、エコモードを搭載しているものがおすすめです。事務所が無人の状態になると、自動的に電源がオフになります。

サーバーによっては、冷水だけでなく熱湯が出るものもあります。温かいお茶やコーヒーを作れたり、食事の際に使ったりできるため便利です。

ボトルの容量や水のタイプによっても、使い勝手や水の味が異なります。職場の状況や利用目的に合わせて、適切なサーバーを選びましょう。

まとめ

ウォーターサーバーの費用は経費計上できます。勘定科目は、従業員用として導入するなら福利厚生費、来客用なら接待交際費とするのが一般的です。

ウォーターサーバーを設置することにより、従業員満足度の向上やごみの削減など、さまざまなメリットを期待できます。複数のサーバーを比較し、積極的に導入を検討しましょう。

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