総勘定元帳と仕訳帳の違いとは?関係性と転記の方法を解説!

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総勘定元帳と仕訳帳の違いとは?関係性と転記の方法を解説!

企業が確定申告書や決算書を作るに際して必ず作成し、保管しなければならない帳票として「仕訳帳」と「総勘定元帳」があります。

 

この2つの帳票は「主要簿」と呼ばれ、法律によって作成と保管が義務付けられている重要帳簿で、双方が密接に関係しています。

 

しかし「仕訳帳」と「総勘定元帳」の違いがわからないと言う人も多いのではないでしょうか?

 

「仕訳帳」と「総勘定元帳」は密接に関係しており、双方を理解しないと正しい会計処理を行うことは不可能です。

 

「仕訳帳」と「総勘定元帳」の概要や作成方法と、双方の違いについて詳しく解説していきます。

仕訳帳とは

仕訳帳とは、毎日の取引を仕訳として日付順に記録していく帳簿のことです。

 

企業は取引の都度、仕訳を行いますが、その仕訳の内容を仕訳帳へ記入していきます。

 

仕訳帳に記入する勘定科目の分類や記入方法と手順を詳しく解説していきます。

勘定科目の分類

まずは、仕訳を行う際にどのような勘定科目を使用するのか、種類ごとに見ていきましょう。

 

勘定科目には資産、負債、純資産、収益、費用の5つの種類があり、それぞれの種類ごとの勘定科目は次の通りです。

 

資産 現金・預金(普通預金、定期預金、当座預金、現金過不足、売掛金)、手形(受取手形、貸倒引当金)、有形固定資産(建物、土地、車両運搬具、機械装置)、無形固定資産(無形資産)
負債 仕入れ債務(買掛金、支払手形)、固定負債(借入金)
純資産 資本金、資本準備金、事業主貸・事業主借、元入金
収益 売上、営業外の収益(受取配当金、受取利息、有価証券評価益/有価証券評価損、雑収入)
費用 売上原価(仕入れ高、期首商品棚卸し高/期末商品棚卸し高)、販売管理費(給料手当、役員報酬、交際費、外注費、会議費、水道光熱費、福利厚生費、事務用品費、通信費)

 

会社で取引があったら、まずは取引ごとに上記のいずれかの勘定科目を使用して仕訳を行い仕訳帳に記入していきます。

 

そして、仕訳帳の仕訳内容を勘定科目ごとに総勘定元帳へ転記して、勘定科目ごとの残高や推移を記録していきます。

仕訳帳の記入方法と手順

仕訳帳には次の項目を記載します

日付欄:取引が行われた日付

摘要欄:取引の内容を記入する

貸方・借方欄:貸方の勘定科目の金額と借方の勘定科目の金額をそれぞれ記入する

 

10万円でパソコンを掛け販売した場合の仕訳帳の記載方法は次の通りです(イメージ)

日付 借方 貸方 摘要
6月1日 売掛金 100,000円 売上 100,000円 ノートパソコン

 

実際に仕訳帳の記入方法と手順をご紹介していきます。

 

仕訳帳は次の手順で記入していきます。

  1. 取引の内容を原因と結果の2つに分ける
  2. その2つを貸方、借方に振り分ける
  3. 勘定科目に当てはめる

複式簿記における仕訳の簡単な手順について詳しく解説していきます。

①取引の内容を原因と結果の2つに分ける

まずは取引の内容を原因と結果の2つに分けましょう。

 

例えば、掛け販売で商品を10万円売り上げた場合は、原因は「売上があったから」結果は「売掛金が10万円増えた」ということです。

 

現金で5万円を仕入れた場合には、原因は「仕入れを行った」、結果は「現金が5万円減少した」ということになります。

 

このように、複式簿記においては、必ず原因と結果の2つに取引を分けることができます。

 

これが借方と貸方に仕訳を行うということになるので、まずは頭の中でざっくりと取引の内容を原因と結果に分けましょう。

②貸方、借方に振り分ける

次に貸方、借方に取引の内容を振り分けましょう。

 

借方に記載する項目は次の3つです。

  • 資産の増加
  • 負債の減少
  • 費用の発生

 

貸方に記載する項目は次の3つです。

  • 負債の増加
  • 資産の減少
  • 収益の発生

 

頭の中で2つに分けたものが借方に分類されるのか、貸方に分類されるのかの分類を行いましょう。

 

例えば、掛け販売で商品を10万円売り上げた場合は、売上の発生は収益の発生ですので貸方へ、売掛金の増加は資産の増加ですので借方へ分類を行います。

 

2つに分けた取引が、借方、貸方、どちらに分類されるのかをしっかりと検討しましょう。

③勘定科目に当てはめる

借方、貸方に分類した取引を勘定科目に当てはめましょう。

 

勘定科目に当てはめることができれば、仕訳帳に記入することは簡単です。

 

現金で5万円の仕入れを行ったのであれば、勘定科目は「現金」と「仕入」ですので、仕訳帳への記入は以下のようになります。

 

日付 借方 貸方 摘要
6月1日 仕入 50,000円 現金 50,000円 商品

 

仕入は費用の発生ですので借方へ、現金の減少は資産の減少ですので貸方へ記載を行います。

 

このように取引を原因と結果に分けて、それぞれ借方なのか貸方なのかの分類を行い、最後に勘定科目に当てはめれば、仕訳をすることができます。

 

会計ソフトを使用すれば、適切な勘定科目をすぐに探すことができます。

仕訳帳から総勘定元帳へ転記する

仕訳帳へ記帳したら、仕訳帳から総勘定元帳へ転記を行います。

 

総勘定元帳とは、全ての勘定科目の残高や推移を記載するものです。

 

勘定科目ごとの残高や動きを把握できるので、会計の管理や決算書の作成の際に寄与できます。

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総勘定元帳とは

総勘定元帳とは日々の取引を勘定科目ごとに集計、記録していくものです。

 

ポイントは「勘定科目ごと」という点で、仕訳帳では分類や集計が難しい勘定科目ごとの残高や動きを確認することができます。

 

仕訳帳との関係性や違いを記入方法とともに詳しく解説していきます。

仕訳帳との関係性

仕訳帳と総勘定元帳の関係性は表裏一体です。

 

取引があったら最初に仕訳を行い、仕訳帳へ記入を行い、仕訳帳の内容を勘定科目ごとに総勘定元帳へ転記を行います。

 

仕訳帳は総勘定元帳を記載するための元となる帳票ですので、仕訳帳なくして総勘定元帳を作成することができませんし、仕訳帳だけでは勘定科目ごとの推移や残高も把握できません。

 

仕訳帳も総勘定元帳も主要簿と呼ばれる重要な帳票で、7年間の保存期限が定められています。

総勘定元帳の形式

総勘定元帳には次の項目を入力します。

 

  • 日付欄:取引があった日付(仕訳帳と同様の日付)
  • 相手先勘定科目:借方もしくは貸方のいずれかの相手の勘定科目を記入
  • 摘要欄:取引内容を記入
  • 貸方・借方欄:貸方と借方の勘定科目の金額をそれぞれ記入
  • 残高欄:残高式の場合は残高を記入

 

現金で売り上げた場合、現金の総勘定元帳の相手勘定科目には売上を入力します。

 

それぞれの項目を取引のあった都度入力することによって、該当する勘定科目の動きと残高を計算することができます。

総勘定元帳の記入方法

実際に総勘定元帳の記入方法を解説していきます。

 

現金5万円で仕入れを行った際の総勘定元帳の現金の記入は次のようになります。

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 500,000円
6月1日 仕入 商品 50,000円 450,000円

 

総勘定元帳の仕入れには次のように記入します。

 

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 200,000円
6月1日 現金 商品 50,000円 250,000円

 

現金で仕入れを行ったことによって、現金と仕入の総勘定元帳へ記載を行います。

 

これによって現金と仕入の勘定科目の推移や残高の動きなどを簡単に確認できるようになります。

仕訳帳と総勘定元帳の違い

仕訳帳と総勘定元帳の違いをまとめると次の2点に集約されます。

 

  • 仕訳帳は日付で取引の流れを追う
  • 総勘定元帳は勘定科目ごとに取引の流れを追う

 

2つの違いについて詳しく解説していきます。

仕訳帳は日付で取引の流れを追う

仕訳帳は日付順に仕訳の内容を記載していくものです。

 

そのため、○月○日にどの程度の入出金があり、どの程度の売上や仕入れがあったのかという日付ごとの収支や資産や負債の増減を把握することには適しています。

 

時系列で会社の会計上の動きを知りたい時には仕訳帳を活用するとよいでしょう。

 

仕訳帳は、会社の取引の基本的な流れを記したものです。

総勘定元帳は勘定科目ごとに取引の流れを追う

総勘定元帳は勘定科目ごとに仕訳帳から転記を行うので、勘定科目ごとの動きや残高の推移を確認することができます。

 

例えば「売上はいくらなのか」「売掛金の残高はいくらなのか」など勘定科目ごとの動きと残高を確認するのは、仕訳帳から拾っていき集計しなければならないので把握することが非常に困難です。

 

しかし総勘定元帳を作成しておけば、勘定科目ごとの動きと残高の管理は非常に簡単です。

 

勘定科目ごと、どの程度の残高があり、前期と比較して増えているのか減っているのかを把握することは経営管理や経営改善には非常に役に立ちます。

 

また、決算書が間違っている場合にも、総勘定元帳を確認すればどこが間違っているのかを簡単に把握できます。

仕訳帳から総勘定元帳への転記とは?

仕訳帳に記入を行ったら総勘定元帳へ転記することによって、総勘定元帳が作成できます。

 

転記の方法などについて、詳しく解説していきます。

仕訳帳から総勘定元帳へ転記する方法

仕訳を行ったら、仕訳帳から総勘定元帳への転記を行います。

 

転記は次のような流れで行います。

 

  1. 取引が発生する
  2. 仕訳帳に記入する
  3. 勘定科目ごとの勘定口座を作る
  4. 仕訳帳に記入した仕訳を総勘定元帳に転記する

 

まず取引が発生したら仕訳を行います。

 

6月1日に掛けて10万円の商品である靴の仕入れを行った場合の仕訳は以下のようになります。

 

借方 貸方
仕入 10万円 買掛金 10万円

 

仕訳帳には以下のように記入します。

 

日付 借方 貸方 適用
6月1日 仕入 100,000円 買掛金 100,000円

 

次に勘定科目ごとの勘定口座を作ります。

 

ここでは「仕入」と「買掛金」という口座が必要になります。

 

仕入口座へ以下のように転記します。

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 500,000円
6月1日 買掛金 100,000円 600,000円

 

買掛金口座への記入は次の通りです。

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 700,000円
6月1日 仕入 100,000円 800,000円

 

仕訳を行って、該当する勘定科目の口座を作成し、そこへ仕訳内容を転記するだけです。

 

それほど難しくありませんし、会計ソフトを使用すれば仕訳を行うことによって自動的に総勘定元帳を作成してくれます。

 

仕訳帳と総勘定元帳はセットだと理解しておきましょう。

相手勘定科目が複数あるケース

仕訳帳に記載する際に相手先の勘定科目が複数あるケースは「諸口」という勘定科目を使用して処理を行います。

 

5万円の靴を仕入れた際に、現金で1万円で残りは掛取引とした場合には仕訳帳は以下のようになります。

 

日付 借方 貸方 適用
6月1日 仕入 50,000円 買掛金 40,000円

現金  10,000円

 

この際、総勘定元帳の仕入れ口座には次のように記載を行います。

 

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 500,000円
6月1日 諸口 50,000円 550,000円

 

相手勘定科目が複数ある場合には「諸口」を利用し、それぞれの総勘定元帳の勘定科目口座を作成しましょう。

まとめ

仕訳帳は日々の取引の仕訳を行い、その内容を記録していく帳票です。

 

仕訳帳だけでは勘定科目ごとの動きや残高を把握することができないので、総勘定元帳も作成し、勘定科目の管理を行っていく必要があります。

 

総勘定元帳も仕訳帳も法律で作成と保管が義務付けられた重要な帳票ですので、間違いのないように作成し、保管を徹底しましょう。

 

会計ソフトを作成すれば、仕訳と同時に総勘定元帳への転記も行ってくれますので、スムーズに総勘定元帳を作成したい方は会計ソフトの使用も検討されてください。

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監修者

甲田拓也
甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中!
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