電子帳簿保存法に対応したレシートの保管方法とは?スキャンと電子データ保存の2パターンを解説

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電子帳簿保存法に対応したレシートの保管方法とは?スキャンと電子データ保存の2パターンを解説

請求書や領収書書類は、税法上は一定期間の保存が必要です。また、従来は紙での保存が義務だった領収書や請求書ですが、2022年に「電子帳簿保存法」が改正されてからは、電子データとして受領したものは電子保存することが義務になっています。

 

会社の備品を購入したときなどに発行される「レシート」も電子帳簿保存法の対象であり、紙でも電子レシートでも適切な保管が求められます。

 

本記事では電子帳簿保存法の改正に対応したレシートの保存方法や、レシートを電子保存することのメリットをご紹介します。

電子帳簿保存法の改正がレシート保存に与える影響

レシートの受け取り方としては「紙で受け取り」「電子データで受け取り」の2種類があります。

 

電子帳簿保存法の改正によって、それぞれの受け取り方にどのように影響したかを解説します。

 

紙のレシートや領収書の場合

紙で受け取ったレシートや領収書、納品書、見積書などの証憑書類について、スキャンしたりカメラで撮影したりしてデータ化することで、電子データによる保存が認められています。

 

また、従来通り紙での保存が認められているので、従来と比較してあまり大きな影響はありません。

 

なお、電子帳簿保存法の要件に従って紙のレシートを電子データにして保存した場合、紙の原本は破棄することも可能です。

 

電子データで取引したレシートや領収書の場合

インターネット通販で備品を購入した場合など、レシートが電子データで発行されることもあるでしょう。

 

電子データとして受け取ったレシートや領収書、見積書などは「電子取引データ」にあたります。改正された電子帳簿保存法によれば、電子データとして受領したレシートは紙に印字することはできず、電子データのままで保管が必要です。

 

紙のレシートをスキャンして保管するのはあくまでも「任意」ですが、電子レシートを電子データのままで保管するのは「義務規定」である点に注意が必要です。

 

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電子帳簿保存法に対応するレシートや領収書の保存要件

紙のレシートはスキャンして電子データで保管できること、電子データの領収書は紙に印刷せずに電子データのままで保存することが定められているのは解説した通りです。

 

ただ、保管さえすれば何でも良いということではありません。電子帳簿保存法では書類の保存区分ごとに要件が定められています。

 

紙のレシートをスキャンで保存する場合

紙のレシートをスキャンして電子データとして保管する場合、以下の要件を満たすことが必要です。

 

一般書類の保存要件
一定の解像度による読み取り 解像度200dpi相当以上で読み取ること
カラー画像による読み取り 白黒基調で可能
タイムスタンプの付与 入力期間内に、業務に係るタイムスタンプを入力単位ごとのスキャナデータに付すこと
ヴァージョン管理 スキャナデータについて訂正・削除の事実、またはその内容を確認することができるシステムなど、または訂正・削除を行うことができないシステムなどを使用すること
見読可能装置などの備付け 14インチ以上の「カラーディスプレイ」および「カラープリンタ」、ならびに操作説明書を備え付ける
システム概要書などの備付け スキャナ保存するシステムなどの概要書、仕様書、操作説明書、スキャナ保存手順や担当の部署などを明らかにした書類を備え付けること
検索機能の確保 次のいずれかで検索ができるようにすること

1.取引年⽉日その他の日付、取引金額および取引先での検索

2.日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索

3.2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索

※税務職員によるスキャナデータのダウンロードの求めに応じられる場合には、2および3の要件は不要

 

電子レシートを保管する場合

電子レシートを電子データとして保管する場合も、紙のレシートをスキャンするのと同様に保存要件を満たす必要があります。特に電子データ保存は義務規定なので、要件は確実に理解しておく必要があります。

 

真実性の確保 タイムスタンプの付与 以下のいずれかの措置をすること

  • タイムスタンプが付与されたあとに取引情報を受領する
  • 取引情報を受領したあとは速やかに「タイムスタンプ」を付与し、保存の実行者または監視者の情報を確認できる環境を整える
  • 訂正や削除の結果を確認できるシステム、または訂正や削除ができないシステムで取引データの受領および保存をおこなう
  • 訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定めて、規定に沿った運用をおこなう
可視性の確保 関連書類の備え付け システムの概要について記載した関連書類を備え付ける
見読性の確保 ・データを保存した場所に「電子計算機」「プログラム」「ディスプレイ」「プリンタ」並びにこれらの操作説明書を備え付ける

さらに、電磁的な記録をディスプレイの画面および書面に整然とした形式、および明瞭な状態で速やかに出力できるようにすること

検索機能の確保 下記の条件で検索が可能な状態にしておくこと

  1. 「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目
  2. 「取引年月日」または「取引金額」による範囲指定
  3. 複数の記録項目の組み合わせ

参考:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

 

ただし、基準期間の課税売上高が5,000万円以下の小規模な事業者が税務署などからのダウンロードの求めに応じるようにしている場合は、上記の要件のうち「検索機能の確保」については対応不要です。

レシートをスキャンして電子保存するメリット

紙のレシートをスキャンして電子データで保管することは任意なので必ずしも対応する必要はありません。ただ、以下のようなメリットを得ることもできます。

 

  • 経理業務の負担が減少する
  • レシートの管理業務が効率的になる
  • 保管スペースが不要になる

 

電子データであればクラウド会計ソフトなどを利用して経費精算が可能になるため、経理業務の負担軽減が期待できます。サービスによってはレシートを撮影して勘定項目を選ぶだけで仕訳ができるため、紙の原本を残す必要もありません。

 

また、紙でのファイリングが不要になることでレシートや領収書などの管理作業が大幅に簡略化され、人件費や管理コストの削減も可能です。ファイルを使用しなくなることで保管スペースも必要なくなります。

レシートをスキャンして電子保存するデメリット

一方、レシートをスキャンして保存することのデメリットは以下のとおりです。

 

  • 電子保存に対応したシステム導入が必要になる
  • データ管理に関する業務フローの整備が必要になる

 

レシートをスキャンして電子保存するには電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを導入することになり、導入のためのコストが必要になります。

 

また、紙での保存の業務がなくなった代わりにレシートをデータで管理するための業務フローが新たに求められるため、従業員の仕事内容をまとめる手間も発生します。

 

ただ、レシートを物理的に保管しなくてよくあるメリットは大きいため、上記のコストがかかったとしても積極的に電子保存への切り替えを検討すると良いでしょう。

 

まとめ

紙で受け取ったレシートは定められた要件を満たすことでスキャンして電子データでの保存が可能です。一方、電子データとして受け取ったレシートは紙に印字することはできず、電子データでの保管が義務づけられているため注意が必要です。

 

事業規模ごとに異なる要件を把握し、法律に従った保存ができるように早急に対策を進めましょう。

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監修者

甲田拓也
甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中!
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