電子帳簿保存法の改正でクレジットカードの利用明細の保管はどうなる?改正内容と保存の際のポイントを解説

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電子帳簿保存法の改正でクレジットカードの利用明細の保管はどうなる?改正内容と保存の際のポイントを解説

2022年の税制改正により、電子帳簿保存法が改正されました。クレジットカードの利用明細についても、電子データで受領した場合は紙に印字せず電子データのままで保管することが義務になっています。

 

本記事では電子帳簿保存法の概要と、2022年の改正によってクレジットカードの利用明細の保管にどのような影響があるかを解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、税法において原則として紙での保存が義務づけられている帳簿について、一定の要件を満たせば電子データによる保存を認める法律です。取り扱う帳簿や書類の種類に応じて、以下の3つの区分に分類されています。

 

電子帳簿等保存 パソコンの会計ソフトなどを用いて帳簿・書類を作成したときの保存区分
スキャナ保存 紙の取引関係書類をスキャンした際の保存に関する区分
電子取引データ保存 メールなどインターネットを利用して授受した領収書や請求書などの保存義務に関する区分

 

2022年には法改正が行われ、電子取引データで受け取った領収書や利用明細などの取引情報について電子データで保存する義務が生じるようになりました。

 

ただ単に保存すれば良いわけではなく、以下の要件を満たして保存する必要があります。

 

真実性の確保 タイムスタンプの付与 以下のいずれかの措置をすること

  • タイムスタンプが付与されたあとに取引情報を受領する
  • 取引情報を受領したあとは速やかに「タイムスタンプ」を付与し、保存の実行者または監視者の情報を確認できる環境を整える
  • 訂正や削除の結果を確認できるシステム、または訂正や削除ができないシステムで取引データの受領および保存をおこなう
  • 訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定めて、規定に沿った運用をおこなう
可視性の確保 関連書類の備え付け システムの概要について記載した関連書類を備え付ける
見読性の確保 ・データを保存した場所に「電子計算機」「プログラム」「ディスプレイ」「プリンタ」並びにこれらの操作説明書を備え付ける

さらに、電磁的な記録をディスプレイの画面および書面に整然とした形式、および明瞭な状態で速やかに出力できるようにすること

検索機能の確保 下記の条件で検索が可能な状態にしておくこと

  1. 「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目
  2. 「取引年月日」または「取引金額」による範囲指定
  3. 複数の記録項目の組み合わせ

参考:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

 

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電子帳簿保存法の改正はクレジットカードの明細書の保管にどのように影響する?

 

電子帳簿保存法は2022年に改正されており、電子的に取引した領収書や請求書などは紙に印字せず、電子データでの保管が義務づけられています。

 

では、クレジットカードの利用明細にはどのような影響を与えているのでしょうか。

 

2022年以降、電子データで受け取ったクレジットカードの利用明細は電子データのままで保存しなければいけなくなりました。電子データで受け取った利用明細を紙に印字して保管しても税務上は認められません。

 

ただし、紙の利用明細は紙のまま保存しても、スキャナ保存の区分の要件のデータ保存でもかまいません。

 

一方、クレジットカードは明細書以外に領収書が発行されることがありますが、こちらも電子帳簿保存法の対象です。

 

例えばインターネットの通販でクレジットカード決済した場合は通常、領収書はWebサイトでダウンロードして保管するか、紙で出力して保管することになります。電子帳簿保存法では電子データのままで保管する義務があるため、ダウンロードしてパソコンで電子データとして保管する必要があります。

 

電子帳簿保存法の改正によるクレジットカードの明細書保存の注意点

 

電子帳簿保存法の改正によって、クレジットカードの利用明細や領収書に関して以下のような注意点が生まれたことも知っておきましょう。

 

消費税の課税事業者は利用明細だけでなく領収書の保管も必要

現在ではインボイス制度が始まっていますが、消費税の課税事業者の方は、クレジットカードを利用した際は利用明細書だけでなく領収書のデータも一緒に保存しましょう。

 

まず、クレジットカードの「明細書」と「領収書」の違いについて今一度把握しておきましょう。

 

利用明細書 1か月分のクレジットカードの利用内訳を示す書類で、カード会社が発行する
領収書 金銭のやりとりを証明するために、サービスや商品を提供した事業者が発行する書類

 

インボイス制度開始後に仕入税額控除をするためには、取引先が作成する「適格請求書」が必要になります。

 

インボイス制度導入前は一定の記載条件を満たした利用明細書で仕入税額控除を受けることができましたが、インボイス制度が始まった現在では利用明細書は適格請求書の要件を満たせません。

 

クレジットカード会社がそのカードの利用者に交付する請求明細書等は、そのカード利用者である事業者に対して課税資産の譲渡等を行った他の事業者(カード加盟店)が作成・交付する書類ではなく、当該他の事業者(カード加盟店)の氏名又は名称及び登録番号が記載された書類にも該当しないため、消費税法第30条第9項に規定する請求書等には該当しません。

したがって、クレジットカード会社の作成した請求明細書を保存することにより仕入税額控除の適用を受けることはできません。

引用元:国税庁|クレジットカード会社からの請求明細書

 

適格請求書として要件を満たした請求書があって初めて仕入税額控除が可能です。

 

あとから検索できるように保存する必要がある

本記事冒頭で紹介した電子データ保存の要件に、「あとから検索できる状態で情報を記録すること」という記載があります。あとから検索するために必要な情報は、取引年月日、取引金額、取引先の3つです。

 

あとから検索できるよう、データ保存するときから必要な情報を網羅しておきましょう。

 

ただし、課税売り上げ5,000万円以下の小規模の事業者で、税務職員による電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合であれば検索要件の準備は不要です。

 

支払いをクレジットカードに集約することのメリット

クレジットカードは電子帳簿保存法に対応しやすいため、会計処理を現金からクレジットカードに変更すると良いでしょう。

 

クレジットカードを支払いに用いることで、以下のようなメリットを享受できます。

会計上のミスを防ぐことができる

現金で備品などを購入した場合は紙の領収書が発行されますが、経理システムに手動で入力したり、紙の帳簿に手作業で記録したりする必要があります。

 

一方、クレジットカードで支払いをすることで利用明細や領収書を電子書類としてスムーズに保存できるため、利用明細や領収書を1枚ずつスキャンしたり手動で会計システムに入力したりする必要がなくなります。

 

電子データを経費計算用のシステムに連動させることで、入力や転記時のヒューマンエラーなしで帳簿を作成することも可能です。

ペーパーレス化が実現できる

クレジットカードのWeb明細を利用することで、紙の利用明細を受け取る必要がなくなります。業務の効率化やコスト削減だけでなく、ペーパーレスによる環境保全の手段としても有効です。

 

また、ペーパーレスにすることで紙の明細書や領収書を紛失・焼失したり、盗難の被害に遭ったりするリスクも回避できます。

 

まとめ

電子帳簿保存法が改正されたことにより、クレジットカードを利用した際に発行された電子データの利用明細や領収書に関しては紙に印字するのではなく、電子データのままでの保管が義務になっています。

 

改正電子帳簿保存法の内容に対応するためにも、ビジネス関連の支払いはクレジットカードでまとめると良いでしょう。会計システムとクレジットカードを紐づけすることができれば会計処理も簡略化することが可能です。

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監修者

甲田拓也
甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中!
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