電子帳簿保存法の改正で電子取引の紙保存は廃止に！紙で保存できるのはどんなとき？

2024.06.04 , 経費・勘定

電子帳簿保存法は、1998年に施行された法律です。時代に応じて複数回の改正が行われており、2022年には大きな改正がありました。これによって電子取引データの紙での保存が原則として不可能になり、2023年までの宥恕措置もすでに終了しています。

 

電子取引のデータ保存はほぼすべての法人・個人事業主の義務です。速やかに対応できるように、制度の概要を理解しておきましょう。

 

本記事では電子帳簿保存法の改正で紙保存が禁止になった区分や、紙での保管が可能な「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」についての概要、要件を守らなかった場合の罰則などを解説します。

 

電子帳簿保存法の改正で電子取引データの紙保存は禁止になった

電子帳簿保存法は、国税関係書類（所得税や法人税）の帳簿などについて、電子データでの保存を認める法律のことです。

 

2022年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法によって電子取引のデータ保存が義務化になり、現在では電子取引データを紙で出力して保存することはできません。

 

2023年12月31日までは宥恕（ゆうじょ）措置によって従来通りの対応も可能でしたが、現在では宥恕措置も終了しています。これまでメールに添付されたPDFを出力して保管していたケースでも電子データでの保管が原則となります。

 

電子データの紙保存ができなくなった理由は、「電子データと紙保存の同一性の証明が難しい」ためです。電子データで受け取った書類を紙で保存する場合、保存した紙媒体に記載された内容と電子データの内容を同じものと証明することは簡単ではありません。万が一食い違いが出た際にどちらが正しいのかの判断ができなくなる可能性があります。

 

保存方式を電子データに限定することで、データの同一性を確保しやすくなります。

 

また、紙保存を廃止することには、契約書や請求書などの経理部門をデジタル化させるという目的もあります。

 

経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、テレワークの推進、クラウド会計ソフト等の活用による記帳水準の向上に資するため、所得税、法人税、消費税等の帳簿書類を電子的に保存する際の手続を抜本的に簡素化する観点から以下の見直しを行う 引用元：財務省｜国税通則法等の改正

 

電子保存には3つのパターンがある

電子帳簿保存法では「電子保存」の形式が定められています。

1. 電子帳簿等保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引データ保存

 

電子帳簿等保存は、パソコンなどで作成した帳簿や書類を電子データのままで保存することです。仕訳帳や貸借対照表、損益計算書などのほか、自社で電子的に作成した請求書などの控えのうち電子取引にあたらないものなどが該当します。

 

スキャナ保存は文字通り、紙の書類をスマートフォンやスキャナで読み取ることです。

 

電子取引は電子データでやりとりした請求書や領収書などのことを指します。

 

このうち、電子データ保存が義務化されているのは「3．電子取引データ保存」です。

紙で受領した書類は紙保存かスキャナでの保存になる

電子データによる保存が義務化されたのは、「電子取引で受け取った取引情報」です。一方、紙で受領した場合は、紙のままの保管が引き続き認められます。

 

また、取引先から紙で受領した領収書などについて、スキャンして電子データとして保存することも可能です。あくまでも対応は任意であり、対応したい業者以外は紙の保存だけでもペナルティ等はありません。

 

自社で発行した紙の書類についても同様で、控えを紙のまま保存しても問題ありません。保存要件を満たすことができれば電子保存もできます、

 

ただ、スキャナ保存をクリアすることで紙の書類は処分できるため、紙から電子データでの保管に切り替えれば管理コストの削減にはつながるでしょう。

電子取引に該当する取引の例

電子取引に該当する書類は、電子データで取引を行った取引書類全般です。

• 請求書
• 見積書
• 領収書
• 納品書
• 注文書　など

 

電子データで受け取った場合でも、電子データで送信した場合でも、印刷せずに電子データのままで保存することが必要です。

 

電子帳簿保存法と紙での保存を併用できるケースもある

 

電子帳簿保存法では原則として電子取引した書類は電子データでの保存が必要ですが、紙との併用が認められているケースもあります。

 

具体的には以下の2つです。

 

• 紙で送付または受領した書類であること
• 自社内で完結する国税関係書類であること

 

本記事でも解説しているとおり、紙の領収書や見積もり書など、紙で送付された書類については紙のままで保存が可能です。

 

もう1つ、紙での保管が認められるのは、自社内で利用が完結する国税関係書類です。仕訳帳や伝票などは取引に利用するわけではないので、電子帳簿保存法の要件を守れば電子データでの保存も可能で、紙での保存にも対応しています。

 

改正電子帳簿保存法に対応した保存要件

2022年の「令和5年度税制改正の大綱」では電子データでの保存ができない相当の理由がある事業者について電子保存の義務化が猶予されることになりました。しかし、あくまでも猶予であり、電子データ保存が免除されたわけではありません。

 

	宥恕措置	猶予措置
期間	～2023年12月31日	無期限
内容	・電子取引データを保存していなくても良い ・税務調査などの際にデータの内容をプリントして提示または提出ができれば電子帳簿保存法の要件に従って保存できているとみなす	・電子取引データの保存は必要（ダウンロードの求めに応じる必要がある） ・税務調査などの際に電子データおよびデータの内容をプリントして提示または提出ができれば電子帳簿保存法の要件に従って保存できているとみなす

 

猶予措置では税務署からのダウンロードの求めに応じる必要があるため、電子データでの保存自体は必要です。

 

猶予措置の条件を満たせば改ざん防止や検索機能といった満たすべき要件に沿った対応は不要にはなりますが、今のうちから猶予措置がなくなることを見越して電子データでの保存要件をしっかり把握しておくことが大切になります。

 

電子データでの保存要件は「真実性の確保」「可視性の確保」に分かれます。

 

真実性の確保

保存する電子データについて改変が行われないことを担保するため、以下のいずれかの対応が必要です。

・タイムスタンプがついたあとに取引情報の授受を行う

・授受後、速やかにタイムスタンプを付する

・訂正・削除ができるシステムを導入する

・訂正・削除防止の規定を設けたうえで備え付けて運用する

 

可視性の確保

電子データとして保存した情報は、必要になればいつでも確認できるようにしておく必要があります。

 

守るべき要件は以下の通りです。

 

・保存場所に、「パソコンなどの電子計算機」「プログラム」「ディスプレイ」「プリンター」、および操作マニュアルを備え付け、画面・書式に整然とした形式かつ明瞭な状態でいつでもすぐに出力できるようにしておくこと

・電子計算機処理システムに関する概要書を備え付けること

・検索機能を確保すること

 

検索機能については、「取引年月日、取引金額、取引先」「日付または金額の範囲指定」「2つ以上の任意の検索項目の組み合わせ」で検索できることが必要です。

 

電子帳簿保存法のデータ保存のルールを守らないと罰則がある

改正電子帳簿保存法では、電子取引データの保存が見直されただけでなく、保存規定に反した場合の罰則についても規定されています。

主なペナルティは以下の2つです。

青色申告の承認取り消し

求められた帳簿書類の提示をしなかったり保存要件に従っていなかったりした場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。

 

従来と同様に取引が正しく記帳されて申告にも反映され、保存すべき取引情報の内容が電子データ以外でチェックできる場合にはすぐに解除ということはありません。とはいえ、万が一にも青色申告が取り消されないように要件を守った運用が求められます。

 

追徴課税のペナルティ

改正電子帳簿保存法では、もとからあった不正に対するペナルティが強化されています。電子取引に関する改ざんなどがあった場合、申告漏れに対する重加算税が10％加算されることになります。

 

なお、電子データ保存について法人で保存要件違反などがあった場合、100万円以下の罰金が科される可能性があります。

 

紙から電子データでの保存に切り替えることにはメリットが多い

電子データ以外の「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」に関しては紙での保管も可能ですが、可能なら電子データでの保管に絞るほうがおすすめです。

 

電子データで保管することはシステム導入やデータ整備にコストや準備期間が必要ですが、以下のようなメリットも得られます。

・業務効率化

・経費削減

・省スペース化

・セキュリティ対策

 

電子データでは紙のファイリングや管理、破棄といった作業が必要なく、画面上の操作だけで管理・破棄が可能です。これまで多数の人員で行っていた紙の取引書類の管理や破棄が簡単になり、業務の効率化につながります。ファイリングなどに充てていた人件費の削減にもつながるでしょう。

 

また、電子データで保管できれば大量の取引書類を紙で保管していたスペースも不要になります。空いたスペースを別の保管場所として使えるので、事業所のスペース効率が上がります。

 

あらかじめ認めた従業員以外はアクセスできないような仕組みにすることもでき、誰でも手に取れる紙での保管よりもセキュリティが向上するメリットもあります。

 

まとめ

電子帳簿保存法には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つの区分がありますが、このうち電子取引データに関しては電子データのままで保管が義務付けられています。これまで紙に印刷して保存してきた事業者は、すぐにでも電子帳簿保存に対応できるように対策を進めましょう。

 

猶予措置もありますが、電子データ保存が免除されるものではありません。

 

一方、紙で受領した取引関係書類や紙で発行した書類については、従来通り紙のまま保存することもできます。ただ、電子保存にはメリットも大きいので、コストをかけてシステムを導入する価値はあります。今後のさらなる法改正もにらみ、紙での保存から電子保存への移行を検討しましょう。

監修者

甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表) 早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中！

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