電子帳簿保存法の対応ソフトとは?導入するメリットと選び方のポイントを解説

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電子帳簿保存法の対応ソフトとは?導入するメリットと選び方のポイントを解説

2022年に電子帳簿保存法が改正され、2023年に宥恕(ゆうじょ)措置が終了したことで、すべての事業者が電子帳簿保存法を遵守した電子データ保存が必要になりました。電子取引データ(領収書など)に関しては、原則として紙に出力しての保管ができません。

 

そこで導入を検討したいのが、電子帳簿保存法の要件を満たして保存できるソフトや、電子帳簿保存システムと呼ばれるサービスです。

 

本記事では電子帳簿保存法に対応したソフトの概要や導入するメリット、システムの選び方などを解説します。

 

電子帳簿保存法に合ったデータ保存には専用のソフトの使用がおすすめ

2024年1月から、メールに添付された請求書などの電子データを紙に印刷しての保存が禁止になりました。

 

2023年12月31日までは宥恕(ゆうじょ)措置として紙での保存も認められていましたが、現在では原則として電子データでの保存が義務になっています。

 

電子帳簿保存法の要件を守りながら効率良くデータを保管するなら、電子帳簿保存法に対応したソフトやシステムを導入しましょう。

 

電子帳簿保存システムは、国税関係書類のデータ保存を可能にして、経理の効率化とデジタル化を図れるサービスのことです。

 

2022年に改正された電子帳簿保存法では3つの電子保存の要件があり、そのなかでも「電子取引データ保存」は事業者の義務になっています。

 

電子帳簿等保存 自社で作成した国税関係書類や帳簿を電子保存する場合
スキャナ保存 取引先から郵送やFAXで送られた書類をスキャンして電子データ保存する場合
電子取引データ保存 Web上で取引した記録(領収書など)を電子データで保存する場合

 

電子取引データの保存が義務化されたことで事業者は法令を遵守した対応が求められますが、業務を遂行しながら自社でシステムを用意するのは非常に大変です。

 

電子帳簿保存法に対応したソフトを導入することで、義務化された電子取引データ保存にすぐ対応でき、担当者が電子帳簿保存法に詳しくなくても法律に従って電子保存が可能になります。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿・書類などを、電子データで保管することを認める法律です。対象になる書類としては、以下のようなものが該当します。

 

【国税関係帳簿】

売上帳

仕入帳

仕訳帳

総勘定元帳

固定資産台帳 など

【国税関係書類】

貸借対照表

損益計算書

納品書

発注書

請求書 など

 

2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行されて書類の電子保存の要件が大幅に緩和されましたが、一方で電子取引における電子データの保存が義務化されました、

 

電子データ保存の義務に対応するためには、以下の要件に従う必要があります。

 

真実性の確保 以下のいずれかの措置をおこなうこと

  1. タイムスタンプが付与されたあとで取引情報の授受をおこなう
  2. 取引情報を授受したあと速やかに、またはその業務の処理に係る通常の期間を経過したあと速やかに、タイムスタンプを付与し、保存者や監督者に関する情報を確認できるようにしておく
  3. 記録事項の訂正や削除をおこなった場合、それらの事実および内容を確認できるシステム、または記録事項の訂正・削除ができないシステムでの授受や保管をおこなう
  4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用をおこなう
可視性の確保 ・保存場所に電子計算機(パソコンなど)、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびそれに関する操作マニュアルを備え付けること。また、画面・書面に整然とした形式、かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

・電子計算機処理システムの「概要書」を備え付けること

・以下の検索機能を確保すること

①「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目

②「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定

③複数の記録項目の組み合わせ

※1 税務職員による「ダウンロードの求め」に応じることができる場合は、②・③の要件は不要

※2 判定期間に係る「基準期間」の売上高が 1,000 万円以下の事業者または電磁的記録の出力書面の提示や提出の要求に応じられる事業者は、すべての検索機能の確保の要件が不要

出典:国税庁 電子帳簿保存法が改正されました

 

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電子帳簿保存法用のソフトを利用することのメリット

電子帳簿保存法に対応したソフト・システムを導入することで、以下の3つのメリットが得られます。

  • バックオフィスの業務を効率化できる
  • 管理スペースや紙代などのコスト削減になる
  • データの改ざんや不正を防止できる

バックオフィスの業務を効率化できる

メール添付で受け取ったPDFの領収書などを紙で保存する場合、「印刷」「ファイリング」「書庫での保管」といった作業フローが発生します。

 

一方、電子データをシステム上で保存することで、それらの作業が一切不要になります。経理担当者は取引データ管理を効率的に行えるようになり、自身のコア業務に集中することが可能です。

 

また、あとから必要な書類ができたときでもデータなら簡単に検索できます。紙で保存する場合はもちろん、パソコン内のファイルの命名規則などによる管理よりも簡単に検索できます。

 

書類管理に関するバックオフィス業務の時間が短縮できれば、業務を大幅に効率化できるでしょう。

管理スペースや紙代などのコスト削減になる

電子帳簿保存システムを利用して電子データを保存すると、それまで紙に印刷して保管していたときと比較して、以下のようなコストを減らすことができます。

  • 原紙を保管するスペースを借りるコスト
  • 紙を用意するコスト
  • 郵送に必要なコスト など

 

紙やインク、ファイルなどの消耗品・備品コストだけでなく、印刷やファイリングなどの作業をしたり書庫を管理したりするスタッフの人件費も必要です。

 

一方、電子帳簿保存法に対応したソフトで保存することで紙を利用する必要がなくなり、紙代やインク代を節約できます。郵送や保管するスペースを維持管理するコストも必要なくなります。

データの改ざんや不正を防止できる

 

電子データ保存を電子帳簿保存法の要件通りに保存する場合、以下の2つの要件を守る必要があります。

  • 真実性の確保:データの改ざんや削除の防止
  • 可視性の確保:いつでも当該書類を確認し、明瞭な提示ができること

 

また紙からデータへの保管に切り替えることで「紛失」「盗難」「焼失」などの心配がなくなります。

 

電子帳簿保存法用のソフトの選び方

電子帳簿保存法に対応したソフトやシステムはさまざまな種類があるため、何を選べば良いのか分からなくなってしまいがちです。ここでは、電子帳簿保存システムを選ぶ際に知っておきたい選び方のポイント、着眼点を解説します。

 

導入する電子帳簿保存システムを検討するなら、以下のポイントに注目しましょう。

  • 保存要件を満たす機能がいくつ備わっているか
  • 電子化したい書類を保存できるか
  • 社内の現行システムと連動しているか
  • スキャナ保存要件のタイムスタンプに対応しているか

 

保存要件を満たす機能がいくつ備わっているか

電子帳簿保存法には複数の保存要件があるため、「保存要件を満たす機能がどれくらい備わっているか」は、ぜひともチェックしておきたいポイントです。保存要件を満たしているか判断したいときは「JIIMA認証」に対応しているかを確認しましょう。

 

【JIIMA認証とは】

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が提供する認証。市販されているソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているか確認し、要件を満たしていると判断したものを認証する

 

JIIMA認証を取得しているシステムは品質マネジメント体制が整備されていることになり、信頼性が増します。

 

幅広い書類のペーパーレス化を進めるなら、JIIMA認証があり、保存要件を満たす機能ができるだけ多いソフトを選びましょう。

電子化したい書類を保存できるか

電子帳簿保存システムには「領収書のみ電子保存ができるもの」「あらゆる書類の電子保存に対応しているもの」など、さまざまな種類があります。

 

システムによっては社内の決済対応や帳簿・国税関係書類の作成や保管など、ほかにもさまざまな書類を作成可能です。

 

電子帳簿保存システムを選ぶ前に、自社でどのような書類を電子化したいかを明確にしておきましょう。

社内の現行システムと連動しているか

 

すでに社内で別のシステムを導入している場合、これから導入を検討する電子帳簿保存システムと連携が取れるかも重要な比較ポイントです。

 

データの連携方法は「Web APIでシステム同士直接やり取りする」「CSVファイルでデータをファイルに書き込む」などの方法があります。

 

特にWeb APIはリアルタイムにデータを連携できるため、可能ならWeb APIを採用したシステムを選びましょう。

スキャナ保存要件のタイムスタンプに対応しているか

紙のデータをスキャナ保存する際は、タイムスタンプを付与する、または訂正・削除の履歴を残すなどの電子帳簿保存法の要件を満たすことが必要です。

 

電子帳簿保存システムとタイムスタンプ機能を別々に揃えると手間もコストもかかってしまうので、両方を兼ね備えたシステムを導入しましょう。

まとめ

電子帳簿保存法のうち、電子取引データ保存については原則としてすべての事業者の義務になっています。

 

自社のみで対応すると手間がかかりますが、電子帳簿保存法に対応したソフトやシステムを導入することで効率的に法令順守とコスト削減が可能です。

 

今回紹介した電子帳簿保存システムのメリットや選び方を参考に、自社の状況に合うサービスを選定しましょう。

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