電子帳簿保存法が改正!領収書の保管方法が2024年以降どうなるのか解説

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電子帳簿保存法が改正!領収書の保管方法が2024年以降どうなるのか解説

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、2024年からは電子データの領収書を紙保管することが原則できなくなります。領収書の保管業務が大幅に変更になる可能性もある本改正について、紙で領収書を受け取った場合の対応と併せてチェックしておきましょう。

本記事では電子保存の要件や2024年以降の保管方法、領収書の電子保管におけるメリット・デメリットなどを解説します。

電子帳簿保存法の「電子保存要件」とは

電子帳簿保存法は、決算書や請求書、帳簿といった国税関係の書類について、一定条件を満たすことで紙ではなくデータで保管することを認める法律です。

1998年に制定されてから時代の流れに沿うように何度も見直しと改正が行われており、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、電子保存の要件が大幅に変更されています。今回のメインテーマである「領収書」も、電子帳簿保存法の対象です。

特に大きなポイントは、「電子取引」に関する電子データ保存が、すべての事業者の義務になったことです。これによって、電子メールやオンラインで受け取った領収書や書類はデータのままで原則、保管しなければいけません。

電子メールやオンラインで受け取った領収書や請求書といった取引関係の書類は、紙に出力しての保管が原則できなくなるということです。

2023年12月までは猶予期間(正確には宥恕期間)として紙での保存も可能でしたが、2024年以降はその猶予期間も終わり、全事業者が原則として、電子取引の領収書をデータで保管することになります。

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領収書を電子保存する2つの方法

領収書の保存方法について、電子帳簿保存法では要件が設定されています。仮にデジタルで保管しても、要件を満たさないと法的に十分といえないので注意が必要です。

電子帳簿保存法では、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データの保存」という3種類の保存形式がありますが、このうち領収書に関係するのはスキャナ保存と電子取引データに関する保存の2つです。

スキャナ保存

スキャナ保存は、領収書などを紙で受け取ったケースを想定した保存方法です。紙を電子保存する際はスキャナまたはデジタルカメラ、スマートフォンなどで撮影してデータ保存することになります。一般的にPDFとして保管されますが、JPEGなどの画像データでも保存が可能です。

スキャナ保存では書類が発行されてから最長で2か月+7営業日以内に入力するという期間に関する制限があります。

また、読み取り解像度にも規定があるため注意が必要です。書類の重要度に関係なく、200dpi相当以上の解像度での保存が必要です。

電子取引データ

取引先からメールで添付されたり、オンラインで発行されたりした領収書は、この規定に従って保管することになります。

改ざん防止措置として、以下のような対応が必要です。

  • 訂正や削除などの記録を残すシステムを採用する
  • 訂正や削除を防止するための「事務処理規定」を準備する
  • タイムスタンプを付与する

また、一定の売上高がある事業者は、「取引の日付」「金額」「取引先」などの条件で検索できる機能を設けることも必要です。

2024年1月以降の領収書の保管方法

領収書を受け取るシチュエーションとしては「紙で受け取る」「電子データで受け取る」という2種類が考えられます。

2024年1月以降は、電子帳簿保存法が改正された影響で以下のような保管が必要です。

1.紙で受け取った領収書はスキャナ保存か紙のままの保存

紙の領収書を受け取った場合、紙のまま保存、またはスキャナで保存の二択になります。

領収書は紙原本で保管が原則ですが、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たす場合は電子データとしても保存することができます。

今回の法改正では税務署長による事前承認が不要になったうえ、スキャン後は紙原本を即廃棄できるなど、スキャナ保存の要件が簡略化されています。

2.電子データで受け取った領収書は電子データ保存のみになる

2024年1月以降は、電子データとして受け取った領収書は電子保存しか認められません。

2022年1月の改正で義務化されたことですが、実務の混乱を避けるために2年間の猶予措置が取られていました。

領収書をデータで保管することのメリット

領収書の管理は、経理業務のなかでも手間のかかる業務の1つです。領収書を電子データで保存することで、業務の効率化につながるメリットが得られます。

ここでは、領収書をデータ管理することのメリットを3つ見てみましょう。

管理コストの削減

法人税法では、領収書について以下のような保存期間を定めています。

事業年度の最終日から2日が経った日の翌日から7年間

※繰越欠損控除を受ける場合は10年

紙で保管する場合、最長10年分の書類を保管庫で保管する必要があります。

一方、電子データで保存する場合は、一定の条件を満たしたうえで紙の原本を破棄できるため、保管スペースや保管コストの節約につながります。

また、紙での保管は劣化や紛失・焼失といったデメリットもありますが、電子データ保存ならその心配も無用です。

検索作業の簡略化

紙の書類について「何が・どこにあるか」は手作業で探すことになるケースが多く、多額の人件費と時間を割いてしまう可能性があります。

一方、電子データで領収書を保管すれば、発行日や発行者などを指定して絞り込み検索をすることで、簡単に必要な領収書を検索できます。

多くの会計システムにはスキャンしたデータの自動仕分け機能や検索機能があるので、面倒な仕分け・検索作業が効率的に進められるようになるでしょう。

会計処理の業務負担軽減

以前は紙の領収書をスキャナ保存する際、事務処理を2名以上で行うなどの「相互けん制」や、定期的な検査が必要でした。定期検査では紙の領収書と電子データの照合作業が求められ、紙の領収書も保管しなければいけないことから多大な労力を割かなくてはいけませんでした。

2022年の法改正により相互けん制や定期チェック、紙の原本とデータ画像の照合作業が不要になっています。スキャン後もすぐに原本の髪を破棄できるようになりました。

領収書の電子化によるデメリット

領収書を電子データで保存することには多くのメリットがありますが、これから紹介するようなデメリットもあります。

いずれのメリットもシステム導入当初の一時的なものですが、そのような課題が生まれる可能性があることは事前に把握しておくべきです。

ここでは領収書の電子化で考えられるデメリットについて2つご紹介します。

業務フローに慣れない

今回の法改正に限ったことではありませんが、会社に新しい仕組みを導入する際は従業員が慣れるまでに時間がかかります。電子データの一元化を進める過程で何らかのミスが発生したり、作業に手間取ってかえって人件費が増加したりといった問題が発生する可能性もあるでしょう。

ただ、これに関しては時間をかけて経験することで環境に慣れ、徐々に改善されていきます。

導入当初は十分に時間とコストをかけ、ミスがないか上長による定期的なチェックを怠らないようにする必要があります。

システム導入の経費がかかる

電子帳簿保存法に対応するシステムを導入するにあたり、必ず発生するのが「導入コスト」です。導入当初は経費が増大することで、紙保管のときよりも一時的にコスト負担が増加する可能性があります。

ただ、2024年からは取引情報の電子データを紙に出力しての保存ができなくなるので、新しいデータ保存に対応したシステム導入はどうしても必要です。

最新の会計システムの導入は経理業務全般の効率化にも対応できるため、導入コストは人件費の削減などで長期的にみれば取り戻せるでしょう。

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まとめ

領収書は紙原本での保管が原則ですが、電子帳簿保存法の要件を満たせばスキャナ保存も可能です。一方、電子データとして受け取った領収書について、2024年以降は原則として電子保存でしか認められなくなる点に注意が必要です。

電子保管やスキャナ保管を進めることで紙保管していた社内スペースを有効活用でき、管理コストも大幅に削減できるでしょう。この機会に、紙から電子データへの保管方法の移行を進めましょう。

監修者

甲田拓也
甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中!
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