電子帳簿保存法の改正で発注書（注文書）の保存方法はどう変化した？保存の方法や保存期間、保存時の注意点を解説

2024.03.18 , 経費・勘定

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、2024年現在はすでに宥恕期間も終了しています。2024年1月からは、電子データで発行・受領した取引関係書類は印刷して紙で保管することができなくなりました。

では、ビジネスで必ずといって良いほど発生する「発注書（注文書）」については、今後どのように保存することが必要なのでしょうか。

本記事では2022年1月に施行された電子帳簿保存法改正の内容と、発注書ごとの保存方法の概要や保存時の注意点などについて解説します。

改正電子帳簿保存法の改正点

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。

そのなかでも特に大きな変更点は「電子取引の電子データ保存が義務規定になったこと」です。

発注書や注文書は「国税関係書類」のなかの「取引関係書類」に分類されていますが、電子的に取引した場合は「電子取引」に該当します。よって、改正された電子帳簿保存法のもとでは電子取引した発注書は電子データ保存の対象です。

なお、今回の改正で変更になった点は電子データ取引保存の義務化以外にもいくつかあります。

改正点の一例を示すと以下のようなものがあります。

改正点	概要
電子保存の届出が不要に	改正以前に電子データ保存やスキャナ保存をする際に必要だった「税務署長による事前承認の手続き」を取る必要がなくなった
タイムスタンプ要件	スキャナ保存におけるタイムスタンプの付与期間が最長約2か月と概ね7営業日以内に緩和された
罰則規定の強化	電子データに隠蔽や改ざんなどの法令違反が発覚した場合、申告漏れで生じる「重加算税」の額に10%が上乗せで加算されるようになった。さらに電子データ保存の義務を守っていないことが発覚した場合、青色申告の承認取り消しになる可能性もある

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改正した電子帳簿保存法における発注書（注文書）の保存方法

ビジネスにおいて必ずといって良いほど必要になる発注書（注文書）。発注書には「紙で発行・受け取りする発注書」「電子データで発行・受け取りする発注書」があります。

改正された電子帳簿保存法では、電子データ保存についての方法や考え方が以下のように異なります。

発行・受領形態

紙で保存

電子データで保存

紙

原則できる

任意で可能

※発行の場合は「帳簿・書類の保存要件」または「スキャナ保存要件」を守ることが必要

※受領の場合は「スキャナ保存の要件」を守ることが必要

電子データ

原則できない

原則として義務

※発行・受領とも「電子取引」の要件を守ることが必要

紙で発行された発注書は任意によるデータ保存が可能

発注書を紙で発行したり、紙の発注書を受領したりした場合は、紙での保存が原則です。

一方、電子帳簿保存法の要件を満たすことで電子データによる保存も可能になります。スキャナやデジタルカメラ、スマートフォンなどで読み取り、デジタル化した発注書を所定の要件を守って保存することで、紙の原本は処分しても問題ありません。

紙の発注書は、発注した側と受領した側で、守るべき要件に若干の違いがあります。

紙の発注書を発行した場合：「帳簿・書類の保存要件」、または「スキャナ保存要件」を満たすことが必要
紙の発注書を受領した場合：「スキャナ保存要件」を満たすことが必要

【帳簿・書類の保存要件】

要件		書類
システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルのシステム関係書類を備え付けること		〇
保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面･書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと		〇
検索要件	①取引年月日、取引金額、取引先により検索できること	－ ※
	②日付または金額の範囲指定により検索できること	－ ※
	③２以上の任意の項目を組み合わせた条件により検索できること	－
税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じられるようにしておくこと		〇 ※

※取引年月日その他の日付によって検索ができる機能、およびその範囲を指定して条件を指定できる機能を確保している場合、ダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことの要件が不要。

【スキャナ保存要件】

	一般書類の保存要件（発注書を含む）
一定の解像度による読み取り	解像度200dpi相当以上で読み取ること
カラー画像による読み取り	白黒基調で可能
タイムスタンプの付与	入力期間内に、業務に係るタイムスタンプを入力単位ごとのスキャナデータに付すこと
ヴァージョン管理	スキャナデータについて訂正･削除の事実、またはその内容を確認することができるシステムなど、または訂正･削除を行うことができないシステムなどを使用すること
見読可能装置などの備付け	14インチ以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備え付ける
システム概要書などの備付け	スキャナ保存するシステムなどの概要書、仕様書、操作説明書、スキャナ保存手順や担当の部署などを明らかにした書類を備え付けること
検索機能の確保	次のいずれかで検索ができるようにすること 1．取引年⽉日その他の日付、取引金額及び取引先での検索 2．日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索 3．2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索 ※税務職員によるスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができる場合には、2及び3の要件は不要

データで発行または受領した発注書はデータ保存が義務になった

電子データで送付または受領した発注書は、電子データのままで保存することが義務づけられています。このケースでは紙での保存は認められていません。

電子取引データの電子保存は義務規定であり、事業規模に関係なく、すべての事業者に適用されます。

発注書をデータ保存に切り替えることのメリット

電子取引した発注書は紙に出力することができません。一方で紙の発注書はスキャンすることで電子データとしても保存が可能になります。

紙の書類も電子データとして保管することで、これから紹介するさまざまなメリットを得ることが可能です。

まだ紙ベースの注文書をそのまま保管している人は、電子保存のメリットを知ったうえで電子化への対応を検討してみましょう。

保管スペースがなくなる

紙で発注書などの取引書類を5～10年分保管するには、保管用に巨大なスペースが必要です。保管している書類を管理する従業員の人件費もかかります。

また、紙の発注書を印刷するには用紙代や印刷代金も必要です。

電子帳簿保存法にしたがって電子保存をすることができれば、スペースの確保や文書管理にかけていたコストを大幅に削減できるでしょう。

ただし、最長で10年はデータで保存することになるので、システムやサーバに十分な空き容量があることは事前に確認しておきましょう。

紛失リスクが軽減する

紙の注文書の場合、どれだけ厳重に保管していても、紛失や持ち出しによって必要な発注書が紛失する可能性があります。

一方、電子データによる保管ではパソコンやクラウドサービスにアクセス制限をかけることで、盗難やデータ紛失などを未然に防ぐことができます。

データで管理すれば火災や地震によってデータが失われるリスクも軽減可能です。

過去の発注書の内容を検索しやすくなる

営業の仕事では先方からのクレームや問い合わせなどの際に、発注書や注文書を再度確認する仕事が発生することがあります。

紙で保管している場合、最長10年分の取引書類の中からピンポイントで該当の発注書を探すのは非常に大変です。

一方、電子保存では「検索性の確保」が義務化されているため、過去の発注書を探すまでの時間を大幅に削減できます。

発注書（注文書）を電子化する際の注意点

最後に、発注書（注文書）を電子保存する際の注意点について紹介します。

しっかりとルールを守って電子保存をしないとメリットを最大限まで享受できないだけでなく、ペナルティの対象になる可能性もあるので注意が必要です。

法律で定められた保存期間を守る

電子化された発注書や注文書は、法人税法や所得税法などによって保存期間が定められています。保存期間は法人や個人事業主によって異なり、具体的には以下のとおりです。

法人：原則7年

※青色申告の事業年度に「欠損金」が出た場合などは10年の保存が必要

個人事業主：原則5年

電子データでも保存期間は変わりません。税務調査が入った場合、保存が不十分では追徴課税になる可能性もあるので注意が必要です。上記の保存期間を確実に守りましょう。

電子帳簿保存法で定められた保存要件を守る

発注書を電子データとして保存する場合、一定の条件を満たして「真実性」「可視性」を確保することが必要です。

真実性の確保：保存した電子データが削除・改ざんされていない証明をする
可視性の確保：保存した電子データを検索できるような仕組みにすること

真実性では1つ、可視性では3つの要件が定められており、電子取引データを電子保存するなら4つの保存要件の遵守が必要です。

真実性の確保	タイムスタンプの付与	以下のいずれかの措置をすることタイムスタンプが付与されたあとに取引情報を受領する取引情報を受領したあとは速やかに「タイムスタンプ」を付与し、保存の実行者または監視者の情報を確認できる環境を整える訂正や削除の結果を確認できるシステム、または訂正や削除ができないシステムで取引データの受領および保存をおこなう訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用をおこなう
可視性の確保	関連書類の備え付け	システムの概要を記載した関連書類を備え付ける
	見読性の確保	・データを保存した場所に「電子計算機」「プログラム」「ディスプレイ」「プリンタ」並びにこれらの操作説明書を備え付けるさらに、電磁的記録をディスプレイの画面および書面に、整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
	検索機能の確保	下記の条件で検索が可能な状態にしておくこと「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目「取引年月日」または「取引金額」による範囲指定複数の記録項目の組み合わせ