電子帳簿保存法で義務化された内容とは？2024年の電子取引データの義務化の内容を解説

2024.03.04 , News

電子帳簿保存法では、電子取引データの電子保存を義務化する法律が2022年1月から施行されています。2023年12月31日までは宥恕期間でしたが、その期間もすでに終了しています。電子取引をするすべての業者は、法律の定めに従って電子取引データの電子保存が必要です。

本記事では電子帳簿保存法とは何か、改正電子帳簿保存法で改正されたポイント、電子取引データの電子保存の義務化への対応方法などについてご紹介します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、帳簿・決算関係書類・請求書・領収書など国税関係の書類や帳簿の「電子保存」を認める法律のことです。

従来、国税に関係する書類は紙での保存が原則でした。しかし、紙の書類保管にはスペースを取ること、また、管理コストがかかったり紛失・焼失リスクがあったりと問題があります。

電子帳簿保存法によって電子データによる保管が可能になることで、紙保管による問題・課題を解決できるようになります。プリントやファイリングの手間が省けることで人件費の削減になるだけでなく、必要な情報を探し出す際の手間も省けるでしょう。

ただ、国税関係なら何でも電子保存できるわけではありません。電子保存の要件は時代によって変化しており、直近では2021年度に改正され、2022年1月1日から施行されました。

電子帳簿保存法の対象者

電子帳簿保存法の対象になるのは、法人税を治める普通法人や、公益法人などです。また、所得税の納税義務がある個人事業主も電子帳簿保存法の対象に含まれます。

つまり、企業の規模や、個人か法人かを問わず、すべての「事業主」が対象です。

詳しくは後述しますが、2022年1月1日から施行された電子帳簿保存法についても、すべての事業者が遵守しなければいけません。

電子帳簿保存法の対象文書

電子帳簿保存法の対象は、大きく分けて以下の3つです。

国税関係帳簿
国税関係書類
電子取引データ

なかでも電子取引データに関しては、2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法によって、電子保存が義務化されています。

国税関係帳簿

仕訳帳

総勘定元帳

売掛帳

買掛帳

現金出納帳

固定資産台帳　など

国税関係書類

【決算書類】

貸借対照表
損益計算書
棚卸表　など

【取引関係書類】※相手から受領する分も含む

見積書
注文書
納品書
請求書
領収書　など

電子取引データ

電子メールやクラウドサービスなどを介して受け取った以下のような書類の電子データ

見積書
注文書
納品書
請求書
領収書　など

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電子帳簿保存法の改正点

2022年1月1日から改正電子帳簿保存法の施行が行われ、さまざまな変更点が生じています。

ここでは電子帳簿保存法の改正点を、電子取引データの電子保存の義務化を中心に解説します。

【最重要】電子取引における書面保存の廃止・電子保存の義務化

電子取引データに関しては改正前も原則として電子データでの保存が必要でしたが、一方で書面に出力しての保存も認められていました。

しかし、2022年1月1日の改正以降は「電子取引データ」に関しては紙による保管ができなくなり、「取引情報を原則データ」で、かつ「電子帳簿保存法の要件に則って保存する」ことが義務となりました。

例えばメールに添付されたPDFの請求書についてタイムスタンプや検索要件を満たす形で、電子データで保存する必要があります。

また、取引先のウェブサイトから請求書などをダウンロードする場合や、用品をアプリで購入した場合など、さまざまなシーンで電子データでの保管が必要になります。

事前承認制度の廃止

従来の電子帳簿保存法では、証票書類を電子的に保存するためには、税務署に申請して承認を得ることが必要でした。この承認作業には準備に数か月を要することもあり、電子帳簿保存法の適用を受ける会社にとって負担は膨大なものでした。

この事前承認制度について2022年1月1日の改正で廃止されたことで、多くの企業が電子帳簿保存法の適用を受けやすくなっています。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプは取引情報の改ざんを防ぎ、真実性を証明するための書類です。改正前は国税関係書類をスキャナで保存する際に、「受領者の自署」「3営業日以内のタイムスタンプ付与」が必要という負担が大きなものでした。

改正後の現在では、「取引情報の修正や削除の履歴が残るシステム」、または「取引情報の修正・削除ができないシステム」を利用しているなら、タイムスタンプの付与が不要です。

検索要件の緩和

電子取引の記録を保存する際、検索要件が定められています。この検索要件について、改正によって記録項目の緩和が実施されました。

改正後の記録項目は以下のとおりです。

取引年月日（そのほかの日付）
取引金額
取引先

さらに、税務職員からの電磁的記録のダウンロードに応じられる場合は、「範囲指定と項目を組み合わせて条件を設定できる機能」を確保する必要すらなくなっています。

不正に対する罰則の強化

改正された電子帳簿保存法では電子帳簿保存がやりやすくなる一方、不正に対する罰則が強化されます。

具体的には、電子データの改ざんをおこなった場合、通常課されることになる「重加算税」の金額にさらに10％の金額が加算されるので注意が必要です。

また、宥恕期間である2023年12月31日を過ぎても電子取引データの電子保存に対応せず、従来のような紙ベースでの保管をしている場合は、青色申告の承認が取り消される可能性すらあります。

改正電子帳簿保存法義務化の前の猶予とは

改正電子帳簿保存法のなかでも、特に大きなポイントになっているのが「電子取引による電子データ保存の義務化」です。

2022年1月からは電子取引でやりとりした書類について、データのままで保存することが義務づけられており、電子メールやオンラインで受け取った請求書や領収書を印刷して保存することができません。

ただし、この電子保存に関してはすぐに対応することが難しい等の理由もあり、2023年12月末までは従来どおりに紙での保存も可能になっていました。

つまり、施行から2年間の猶予期間（宥恕措置期間）が設定されていたのです。

改正電子帳簿保存法はすでに義務化されている

「令和4年度税制改正大綱」では電子取引データ保存に関して2年間の宥恕措置期間が設けられたため、2023年12月31日までは電子的に取引した請求書や領収書でも、紙での保存が認められていました。2023年12月31日までにやりとりした電子取引データを「宥恕措置」を利用して保管している方は、令和6年1月1日以後も保存期間が満了するまでプリントアウトした書面を保存し続けられます。

この猶予期間はすでになくなっており、2024年1月からは電子取引データに関しては電子保存をすることが必要です。

ただし、令和5年の税制改正において、新しい猶予期間も設定されています。

次の2点の条件を満たす場合、改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿ったややこしい対応を行わなくても、電子取引データを単純に保存することができます。

イ保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です。）

ロ税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトし

た書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

引用元：国税庁｜電子帳簿保存法の内容が改正されました