【何をすれば良い？】2024年から義務化の「電子帳簿保存法」の義務の範囲と対応策

2024.04.10 , 経費・勘定

2022年1月の法改正によって、電子データで授受した取引情報について原則、紙に出力しての保存ができなくなりました。宥恕期間もすでに2023年12月31日で終了しており、法人も個人事業主も早急に対応が求められます。

本記事では2024年から義務化した電子帳簿保存法の改正点と、法律で定められた電子保存の要件などを解説します。

電子帳簿保存法とは

ある一定要件を満たす場合に関して、国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存することを認める法律です。税務関係の書類は紙での保存が原則とされていますが、本法律では電子データでの保存が特別に認められてきました。

2022年1月に本法律が改正されており、電子取引を紙に出力しての保存ができなくなっています。

企業の準備期間として2023年12月31日までは2年間の宥恕期間がありましたが、それも現在では終了しています。

電子帳簿保存法には3つの区分がある

電子帳簿保存法の主な保存区分は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3種類にわかれます。

電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿や書類をデータのままで保存する方法のことです。

どのような状態でも電子保存できるわけではなく「システム仕様書や事務処理規定マニュアルなどを備え付ける」などの準備が求められます。

あくまでも任意での対応に関する部分ですが、要件を満たしたうえで「優良電子帳簿」として保存すると過少申告加算税の軽減措置などの恩恵を受けられます。

スキャナ保存

紙で作成または受領した請求書や領収書について、一定の要件を満たしたうえでスキャニングして保存することです。

スキャナ保存するには一定条件を満たす必要がありますが、要件をクリアさえしていればスキャナ以外に「スマートフォン」「デジタルカメラ」による撮影によって電子保存することも可能です。

このスキャナ保存の対応も任意になっています。

電子取引データ保存

紙でやりとりしていた場合に、その紙を保管しなければいけないケースで、データによるやりとりをした場合は、データのままで保存する必要があります。

電子帳簿等保存やスキャナ保存が任意の規定であるのに対し、電子取引データ保存の対応は義務化されています。

法人でも個人事業主でも、事業の規模に関係なくすべての事業者が電子取引データの保存要件を守る必要があります。

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電子取引データの保存要件とは

3つの区分のなかで、「電子取引データ保存」のみ、すべての事業者の義務になっています。

電子取引データの保存要件には「真実性の確保」「検索性の確保」があり、電子取引をデータ保存する際、条件をすべて満たすことが求められます。

具体的な保存要件は以下のとおりです。

真実性の確保	タイムスタンプの付与	以下のいずれかの措置をすることタイムスタンプが付与されたあとに取引情報を受領する取引情報を受領したあとは速やかに「タイムスタンプ」を付与し、保存の実行者または監視者の情報を確認できる環境を整える訂正や削除の結果を確認できるシステム、または訂正や削除ができないシステムで取引データの受領および保存をおこなう訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定めて、規定に沿った運用をおこなう
可視性の確保	関連書類の備え付け	システムの概要について記載した関連書類を備え付ける
	見読性の確保	・データを保存した場所に「電子計算機」「プログラム」「ディスプレイ」「プリンタ」並びにこれらの操作説明書を備え付けるさらに、電磁的な記録をディスプレイの画面および書面に整然とした形式、および明瞭な状態で速やかに出力できるようにすること
	検索機能の確保	下記の条件で検索が可能な状態にしておくこと「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目「取引年月日」または「取引金額」による範囲指定複数の記録項目の組み合わせ

電子取引データ保存をするための実務上の流れ

ここからは、電子データ保存の義務化に対応するための流れの一例をご紹介します。

自社の取引内容を確認する

まず自社でどのような電子取引が行われているかをすべて把握することが必要になります。

すべての取引書類を把握するのは膨大な時間がかかるため、経理で管理している請求書と領収書からリストアップしていきましょう。

次に、リストアップした取引についてデータの授受方法を確認しましょう。

請求書や領収書について、授受方法が取引先ごとに異なるはずです。PDFで保管しているのか、クラウドサービスで受け取っているのか、取引先ごとに明らかにしていきます。

また、受け取った電子データを社内のどこに保存しているかの把握も必須です。

取引先との紙でのやりとりを少しずつなくしていく

電子取引で領収書や請求書をやりとりしているのとは別に、同じ内容を紙で送付してくれる取引先もいるかもしれません。

電子データによる保存に一本化せずにいると業務が煩雑になっていき、経理上のミスが発生する可能性が高くなります。少しでも早い段階で、紙でのやりとりから電子データでのやりとりに切り替えられるように取引先と話し合いを進めましょう。

保存方法はタイムスタンプか、それ以外かを決める

電子データを適正に保存するには、先方がタイムスタンプを押した状態で取引データを送ってもらうか、受領後に速やかにタイムスタンプを押印する方法があります。

タイムスタンプでの運用ができない場合は、訂正や削除の結果を確認できる、または訂正や削除ができないシステムで保存するか、訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定めた運用が必要です。

保存方法は取引先ごとに異なっても問題はありませんが、「真実性の確保」の4つの要件のいずれかを満たした運用をしなければいけません。

保存場所を決定する

電子データを保存する場所としては、一般的に以下の2種類から選択することになるでしょう。

自社のサーバ・フォルダ
データ保管の専用システム

フォルダに保存する場合はファイル名に規則性を持たせる必要があるだけでなく、Excelで索引簿を作成して検索できるようにすることも求められます。

一方のデータ保存の専用システムであれば自動で検索要件を満たせるため、経理作業者をはじめとした従業員の生産性向上が期待できます。

任意規定の保存方法も把握しておこう

電子データ取引以外の「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」は任意ですが、電子保存に対応することで生産性の向上などのメリットが得られます。

義務規定だけでなく、これらの任意規定の要件も同時に把握しておきましょう。

電子帳簿等保存の要件

電子帳簿等保存は任意ですが、帳簿・書類のデータとして「国税関係帳簿」「国税関係書類」を保存する場合に要件を満たす必要があります。

以下の要件を満たすことで、帳簿の電子保存が可能です。

要件		書類
システムの概要書と仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルのシステム関係書類を備え付けること		〇
保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、記録する事項を画面･書面に整然とした形式、および明瞭な状態で速やかに出力できるようにすること		〇
検索要件	①取引年月日、取引金額、取引先により検索できること	－ ※
	②日付または金額の範囲指定により検索できること	－ ※
	③２以上の任意の項目を組み合わせた条件により検索できること	－
税務職員による質問検査権に基づいた電子データのダウンロード要請に応じられるようにすること		〇 ※

※取引年月日その他の日付によって検索ができる機能、およびその範囲を指定して条件を指定できる機能を確保している場合、ダウンロードの求めに応じられるようにする要件が不要。

スキャナ保存の要件

	一般書類の保存要件（発注書を含む）
一定の解像度による読み取り	解像度200dpi相当以上で読み取ること
カラー画像による読み取り	白黒基調で可能
タイムスタンプの付与	入力期間内に、業務に係るタイムスタンプを入力単位ごとのスキャナデータに付すこと
ヴァージョン管理	スキャナデータについて訂正･削除の事実、またはその内容を確認することができるシステムなど、または訂正･削除を行うことができないシステムなどを使用すること
見読可能装置などの備付け	14インチ以上の「カラーディスプレイ」および「カラープリンタ」、ならびに操作説明書を備え付ける
システム概要書などの備付け	スキャナ保存するシステムなどの概要書、仕様書、操作説明書、スキャナ保存手順や担当の部署などを明らかにした書類を備え付けること
検索機能の確保	次のいずれかで検索ができるようにすること 1．取引年⽉日その他の日付、取引金額および取引先での検索 2．日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索 3．2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索 ※税務職員によるスキャナデータのダウンロードの求めに応じられる場合には、2および3の要件は不要