【最新版】電子帳簿保存法の改正方法や電子取引のデータ保存の義務化についてわかりやすく解説

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【最新版】電子帳簿保存法の改正方法や電子取引のデータ保存の義務化についてわかりやすく解説

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、多くの要件が緩和されたことでビジネスの効率化が期待されています。ただ、ネックになっていた「電子取引データの電子保存の義務化」について猶予期間(正確には宥恕期間)が終わり、2024年1月から本格運用する点に注意が必要です。

本記事では電子帳簿保存法の概要や、対象となる書類、改正の概要などをご紹介します。

電子帳簿保存法とは?わかりやすく解説

電子帳簿保存法(電帳法)は、決算関係の書類や各種帳簿などの税務関係帳簿、書類などを電子データとして保存することを認める法律です。

税務関連の書類は紙での保存が原則ですが、この法律の存在によって特例的に電子データでの保存が可能になっています。

また、時代の流れに合わせるように過去にも改正が行われており、2022年1月以降は電子取引で扱った電子データを紙に出力しての保存ができなくなりました。

法律に従って電子保存を実行するためには、対象書類や保存区分といった、基本的な概念を理解することが大切です。

なお本制度は、国税関係書類の保存が義務になっている事業者、つまり原則としてすべての企業や個人事業主が対象になります。

対象となる書類

電子帳簿保存法の対象になる書類としては、以下の3つの書類があります。

  • 国税関係帳簿:仕訳帳、総勘定元帳など
  • 決算関係書類:損益計算書、貸借対照表など
  • 取引関係書類:見積書、契約書、請求書、領収書など

仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書などが対象です。また、自分で作成した領収書、請求書、発注書なども対象に含まれます。

一方、取引先から受け取った紙の書類についてはスキャナ保存の対象です。紙ではなくインターネットや電子メールでの取引は後述する「電子取引」に対応するため、電子的な保存が必要です。

電子データの保存区分は3つある

電子帳簿保存法を理解するには、3つの区分があることを理解する必要があります。①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引の3つです。

電子帳簿等保存

コンピューターで電子的に作成した国税関係帳簿について、電子保存を認める区分です。

会計ソフトで作成した国税関係帳簿や決算関係書類などが一定要件を満たした場合、電子データ保存が可能になります。

スキャナ保存

自身が作成した紙の書類の控えや取引先から受け取った紙の請求書などについて、一定の要件を満たしてスキャンすることで電子データ保存を認める区分です。

以前は「スマートフォン」「デジタルカメラ」による撮影は認められていませんでしたが、現在は要件の緩和によって認められています。

電子取引データ保存

注文書や契約書など取引情報を紙ではなく、電子データで行った場合の保存について定めた区分です。

電子取引については一定の要件のもと、データで保存することが義務づけられています。

以前は紙で印刷しての保存も可能でしたが、現在では電子データでの保存が必要です。

電子帳簿保存法の対象にならない書類

国税関係帳簿や決算関係書類でも、電子帳簿保存法の対象にならないものもあります。

例えば手書きで作成した仕訳帳や総勘定元帳、同じく手書きの請求書や補助簿などです。これらの書類をスキャナ保存しても、紙の原本を保管する必要があります。

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電子帳簿保存法の改正ポイントをわかりやすく解説

2022年1月以降に改正電子帳簿保存法が施行されました。電子取引保存の義務化までは2年間の猶予(正確には宥恕)があったものの、それも2024年1月から義務化が本格的にスタートします。

法律違反になることを避けるためにも、2024年から義務化される電子取引の内容も含め、改正された電子帳簿保存法の内容の全体像を把握しておきましょう。

事前承認制度の廃止

改正前は、電子帳簿等の保存、スキャナ保存には、税務署への事前申請が必要でした、

改正後は税務署長による事前承認手続きが廃止されたため、許可を待つことなく電子データ保存をスタートさせられます。

タイムスタンプ要件の緩和

「タイムスタンプ」とは、電子書類が改ざんされていないことや、発行された日付に間違いないことを証明する技術のことです。

あらかじめ契約した時刻認証局が発行するタイムスタンプを残すことで、付与された時刻にその電子データがあったことを示します。また、その後に変更が加えられていないことを証明することも可能です。

このタイムスタンプについて、2022年1月の改正で以下の点が変更になりました。

  • タイムスタンプの付与期限が最長で「2ヶ月と概ね7営業日以内」に
  • スキャナ保存における自署が不要になった
  • 訂正や削除が確認できるシステムを利用するケースでは、タイムスタンプの付与が必要なくなる

最短のタイムスタンプの付与期間について、従来は「概ね3営業日以内」であったことと比較し、付与期間が大きく緩和されていることが特徴です。

また、スキャナで読み取る際に必要だった自署も不要になったり、訂正・削除の事実が分かるシステムを利用する場合はタイムスタンプが不要になったりと、タイムスタンプに関する業務負担が大幅に軽減されています。

検索機能要件の緩和

電子帳簿保存法の制度を利用するには、特定の情報をすぐに見つけられる機能を備える必要があります。検索機能を使うことで、事業者としても業務効率化というメリットが得られます。

改正前は、設定すべき「検索要件」が電子帳簿・電子書類の種類によって異なり、さらに範囲指定検索や組み合わせ検索に対応する必要がありました。

2022年以降は設定すべき検索条件が「取引年月日・取引金額・取引先」の3点のみに緩和されています。また、税務職員による「ダウンロードの求め」に応じられる場合は、検索要件の範囲指定や組み合わせ検索の対応も不要になるなどその取り扱いが柔軟になっています。

スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

改正前は、紙で受け取った請求書や領収書をスキャナ保存するために、「適正事務処理案件」を設け、タイムスタンプ付与後の記録事項の確認やデータチェックが必要でした。

改正後はこれらの手続きが廃止されています。

電子取引データの電子保存が義務化

電子データの取引において、今までは紙で印刷した書類を原本として保管してきました。2024年1月以降は「取引情報は原則データで保存する」「電子帳簿保存法の要件に従って保存する」ということが義務化されます。

これまでは電子帳簿保存について2年間の猶予(正確には宥恕)がありました。2023年12月31日までは保存すべき電子データをプリントアウトで保存し、税務調査の際に提示・提出できれば問題ありませんが、2023年をもってこの猶予期間は終了になります。

これまでは「メールに添付するファイル」「ECサイトからダウンロードできる領収書」などを紙に出力して保存することができました。しかしながら、2024年からは電子取引データは電子データのまま、訂正や削除履歴が残るシステムに保存され、検索などの要件を満たさない限りエビデンスとしては利用できなくなるのが原則となります。

この義務は、所得税と法人税を申告するすべての事業者が対象です。

罰則の強化

電子帳簿保存法に違反した場合、以下のようなさまざまな罰則を受ける可能性があります。

・青色申告承認の取り消し

・追徴課税(追加で納める税金の「5%」もしくは「10%」の過少申告加算税など)

・推計課税(所得税の計算をする際の根拠となる資料が十分にないケースで、間接資料で推計して税金が課せられる制度)

改正後は、スキャナ保存や電子取引データの隠ぺい、偽装などがあった場合や、要件を満たさない保存がされている場合、その事実に関する重加算税が10%加重されるようになりました。

まとめ

電子帳簿保存法では複数の法改正がなされ、これまでの複雑な手続きの多くが簡略化されています。書類のデータ保存を進めやすくなったことで、業務の効率化が期待できるでしょう。

一方、電子取引データについて電子保存が義務化され、2024年1月から本格的に運用が開始されることになります。強化された罰則が適用されないよう、速やかに改正法を守った保存ができるように体制を整えましょう。

監修者

甲田拓也
甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中!
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