電子帳簿保存法。電子取引データの電子保存義務化はいつから?2024年に事業者に発生する新たな義務について解説

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電子帳簿保存法。電子取引データの電子保存義務化はいつから?2024年に事業者に発生する新たな義務について解説

電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、内容が大きく変更になっています。なかでも「電子取引データの電子保存」は、ほぼすべての事業者の義務です。

「いつから義務化が開始される?」と気になっている事業者も多いでしょう。

本記事では電子帳簿保存法の改正内容や、電子保存の義務化がいつからスタートするかなどについて解説します。

電子帳簿保存法は国税や帳簿関係の電子保存に関する法律

電子帳簿保存法は、本来は原則として紙で保存するのが必要だった国税関係の帳簿や、各種取引書類をデータとして保存することを定めた法律です。

国税に関する重要書類や取引に関する書類をデータ保存することでプリントアウトやファイリングの手間が省けるだけでなく、「書類を保管するスペースが不要になる」「紙の書類の管理コストがなくなる」「必要な情報はすぐに検索できる」などさまざまなメリットを享受できます。

1998年に制定されて以降は時代の流れに沿うように何度も改正が重ねられてきましたが、2022年1月には大きな改正が施行されました。

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電子帳簿保存法の保存区分3つ

電子聴簿保存法では、帳簿や書類の分け方を以下の3つに区分しています。

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引データのデータ保存

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、電子的に作成した帳簿・書類をデータのままで保存することを指します。会計書類や決算書類など、会計ソフトで作成した書類が該当します。

自社が電子的に作成した帳簿や書類は一定の要件を満たすことで電子データでの保存が認められています。こちらは義務ではなく、対応は任意です。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で受領した書類や帳簿関係を、画像データとして保管することを指します。相手から受け取った領収書や請求書をスキャンして保存するときなどが対象です。

スキャナによる画像取り込みはもちろん、スマートフォンやデジタルカメラなどによる撮影データでの保存も認められています。

こちらも上記の電子帳簿等保存と同様、対応は任意です。

電子取引データのデータ保存

電子的に受け取った取引データを、そのままデータとして保存することを指します。紙で受け取ることが多い請求書や領収書ですが、電子データとして受け取った場合は、そのままデータで保管する義務が発生します。

電子取引でやり取りをした書類について、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法ではすべて電子データでの保管が原則であるとされています。

前述の2つの保存区分が任意だったのに対し、電子取引データのデータ保存に関しては、ほぼすべての事業者(法人・個人事業主)にとって義務になっている点に注意が必要です。

電子帳簿等保存とスキャナ保存の改正はいつからスタート?

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されており、前述した3つの区分のうち、任意規定である「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」については、すでに制度としてスタートしています。

ちなみに電子帳簿保存法は、同じく個人事業主の経理業務に影響を与える「インボイス制度」と並行して改正が進められています。

  • 2019年10月01日:軽減税率制度の開始(8%・10%)
  • 2022年01月01日:改正電子帳簿保存法が施行
  • 2023年03月31日:適格請求書(インボイス)発行事業者の登録申請期限
  • 2023年10月01日:インボイス制度開始

電子取引のデータ保存の義務はいつからスタート?

2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法によって、電子帳簿等保存とスキャナ保存の新しい運用が始まりました。

一方、電子取引データ保存に関しては「2年間の宥恕(ゆうじょ)措置期間が設けられています。つまり、2023年12月31日までなら、電子的に取引した請求書や領収書を印刷して文章で保管しても問題ありません。

ただし、宥恕措置期間は2023年12月をもって廃止されます。よって、電子取引データのデータ保存に関する義務は2024年1月からスタートです。

一方、電子取引データの帳簿保存について、新たな猶予措置も実施される見込みです。以下の条件を満たすことで、2024年1月以降でも電子取引データの紙保存ができます。

【2024年1月以降に電子取引データを紙保存する際の要件】

  • 保存要件に従って保存ができなかった「相当の理由」がある
  • 電磁的記録の出力書面の提示、または提出ができること

「相当の理由」については、国税庁の資料で以下のような基準が示されています。

令和5年度の税制改正において創設された新たな猶予措置の「相当の理由」とは、例えば、その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、この猶予措置における「相当の理由」があると認められ、保存時に満たすべき要件に従って保存できる環境が整うまでは、そうした保存時に満たすべき要件が不要となります。

引用元:国税庁|電子帳簿保存法一問一答

電子取引のデータ保存の要件

電子帳簿保存法では、電子データで保存することの要件が定められており、具体的には以下の4点です。

  1. システム概要に関する書類の備え付け
  2. 見読可能装置の備え付け
  3. 検索機能の確保
  4. データの真実性を担保する措置

このうち「システム概要に関する書類の備え付け(データ作成ソフトのマニュアルを備え付けること)」「見読可能装置の備え付け(データを確認できるディスプレイの設置)」は、業務では間違いなく必要になるものです。

対応のポイントとして理解したいのは「3」「4」の2種類です。

検索機能の確保

取引年月日や取引金額、取引などのデータについて、検索できるようにしておくべき、という要件です。

検索機能を実現する方法としては以下の3つが考えられます。

  1. 専用ソフトで検索機能を用意する
  2. 保存するファイル名を「20231201〇〇商事_0001」のように、パソコンの検索ができる状態にしておく
  3. エクセル等で索引簿を作成して、検索できるようにしておく

データの真実性を担保する措置

電子データを保存する際は、そのデータが改ざんされていないことを示す必要があります。真実性を示すためには、以下の1~4のいずれかを実施することが必要です。

  1. タイムスタンプがついた書類を受け取る
  2. データ受領後の一定期間のあいだにタイムスタンプを押す
  3. データの訂正や削除が記録される、または禁止されたシステムでデータを受け取る
  4. 不要な訂正・削除防止に関する事務処理規程を整備する
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改正電子帳簿保存法への対応策

2024年から本格的に開始される電子取引のデータ保存は、ほぼすべての事業者(個人事業主も含む)に影響します。

以下のような対応ができているかを改めて確認しましょう。

保存方法や場所を明確にする

電子データを保存するには、保存の方法や保存場所を明確に決めておくことが必要です。

電子取引データの電子保存では「改ざん防止」「検索機能」が必要であるため、それを満たすシステムを導入するのが保存の方法として適当でしょう。または、社内で改ざん防止規定を設けて、ファイル名の付け方にルールを作ることでも対応できます。

電子取引の現状を把握する

3つの区分のうち「電子取引のデータ保存」は任意ではなく義務であり、ほか2つよりも優先して仕組みを作る必要があります。

電子取引で作成された書類を受け取った場合はすべてデータ保存になるため、まずは「どんな書類が対象になるか」を明確にすることが求められます。

会計システムを導入する

電子データ保存の要件を満たすシステムを導入する場合、システムの選定や導入の業務が発生します。

新しいシステムを社員がスムーズに使えるようにシステムの操作説明書を用意したり、作業方法の研修会を実施したりするなど、スムーズな業務体制の移行のための準備が必要不可欠です。

社内の業務フローを整備する

取引内容を電子データで保存するためには、保存要件を満たす運用を整備することが必要です。

これまで営業課などの経費請求を紙で行っていた企業は、電子データのやりとりで対応できるようにする必要があります。

「上司の承認作業」「経理担当からの支払業務」「仕訳帳への入力」といった作業が電子的に進められるようにするためにも、業務フロー作成の重要度は高いといえます。

まとめ

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されていますが、電子取引データの電子保存に関しては2023年12月31日まで宥恕期間が設けられていました。しかし、2024年1月からほぼすべての事業者にとって義務になります(ただし、新たな猶予措置あり)。

法律を遵守しながら経理業務を効率化させるために、速やかに新体制への移行を進めましょう。

監修者

甲田拓也
甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中!
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