電子帳簿保存法の改正で紙でもらった請求書はどう保存する?保存の方法や要件を解説

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電子帳簿保存法の改正で紙でもらった請求書はどう保存する?保存の方法や要件を解説

2022年に改正されてから2年の宥恕期間を経て、2024年1月から電子データの取引書類を紙に出力しての保管が原則できなくなりました。

一方、請求書は先方から紙でもらうことも少なくありません。この場合、新しい電子帳簿保存法ではどのような対応が求められるのでしょうか。

本記事では電子帳簿保存法や請求書の定義などをおさらいしつつ、紙で受け取った請求書の保存方法や、保存時の要件について解説します。

【おさらい】電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関連の帳簿や取引データを電子データとして保管することを定めた法律のことです。最初に制定されたのは1998年のことで、時代の変化に応じて改正を重ねています。

直近では2022年1月に改正されており、電子取引に関する電子データでの保存がすべての事業者にとっての義務になりました。電子メールやオンラインで受け取った領収書などについて印刷するのではなく、原則としてデータのままで保存することになります。2023年12月までは宥恕期間として紙での保存も可能でしたが、2024年1月からは紙での出力ができなくなります。

ただし、領収書に関してはデータで受け取るばかりではありません。紙のままの請求書が取引先から送られてくることもあります。

先方から受け取った請求書については勝手に破棄することはできず、所得税法や法人税法では一定期間(法人、および消費税の納税対象である個人事業主は原則7年)の保存義務が定められています。

参考:No.6625 適格請求書等の記載事項

本記事では、紙で請求書を受け取った場合の対応を中心に、取引先から受け取った領収書の保存にフォーカスして解説していきます。

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請求書とは

「請求書」とは、仕事の報酬やサービスの利用によって生じるサービス料について、支払いを求めて利用者に送る書類のことです。

請求書の発行は絶対の義務ではありませんが、トラブル防止のためにほとんどの企業・個人事業主が発行しています。

一般的に、請求書に記載するべき内容は以下のとおりです。

  1. 請求書発行者の情報(書類作成者の氏名または名称およびインボイスの登録番号)
  2. 取引をおこなった年月日
  3. 取引の内容
  4. 取引の金額(小計・消費税額・合計)
  5. 請求書を受け取る相手の情報
  6. 振込先
  7. 支払期日

参考:国税庁|No.6625 適格請求書等の記載事項

なお、請求書のフォーマットについて明確な法律やルールはありません。上記のように絶対に伝えなければいけない項目を除き、フォーマットは事業者の自由にして問題ありません。

取引先から請求書を受け取る際は2種類のパターンがある

取引先から請求書を受け取ることを考えてみると、紙のままで受け取る場合と電子データとして受け取る場合の2種類があります。

ここでは、紙と電子データそれぞれの方法で受け取った際の保存方法について紹介します。

紙で請求書を受け取った場合の保存方法

先方から紙の請求書を受け取った場合、保存のための対応方法としては以下の2つが考えられます。

  • 紙のままで保存する
  • スキャンしてから電子データで保存する

電子データのままで受け取った場合は原則、電子データとして保管するように法改正がありましたが、紙の請求書の電子保管については任意です。

手渡しや郵送によって紙で受け取った場合、原則は受け取った原本をそのまま保存することになります。これは従来の保管方法として馴染み深いものであり、大きな問題はないでしょう。

会計処理が終わった請求書は「タグ付け」「ファイリング」などの作業のうえ、保管庫の所定の場所に保管しておきます。

また、紙の請求書をスキャナでスキャンすることで、電子データとして保管することも可能です。この場合は電子帳簿保存法のスキャナ保存方式に従い、以下の手順で保管することになります。

  1. 請求書の原本をスキャナで読み込む、またはスマートフォンで撮影する
  2. データを自社システムにアップロードする
  3. 2か月以内に画像データに「タイムスタンプ」を押す(訂正・削除の記録が残るシステムなら不要)
  4. 所定の期間内はシステム上で保管する

電子データで請求書を受け取った場合の保存方法

紙ではなく、最初から電子データで受け取った場合、以下のような保存方法があります。

  • 電子データのままで保存する
  • 電子データから紙に出力して保存する(2024年1月からは不可)

2024年現在、紙に出力して保存することはできません。2024年からはPDFでもそれ以外でも、電子データで受け取った場合は請求書を紙で保存することができない決まりです。

電子データで保管する際、電子データなら何でも良いわけではありません。「真実性の確保」「可視性の確保」などの要件を満たすことが必要です。

紙で受け取った請求書を電子データで保存する際の保存要件

紙のデータをスキャナ保存するための要件として「真実性の確保」「可視性の確保」が必要になります。

要するに、スキャナ保存に改ざんや削除を防止するための対策を講じること、税務調査のときなどにすぐ検索して呼び出せる状態にしておくことが必要です。

真実性の確保 ・帳簿の記録事項について訂正や削除をした際には、その事実を確認できること

・帳簿の記録事項を業務処理期間の経過後に記入した際に事実内容を確認できること

・帳簿の記載事項とほかの書類の関連性を確認できること

・システム概要所や操作説明書、事務処理マニュアルなどの関連書類を備え付けること

可視性の確保 ・保存する場所に電子計算機・プログラム・ディスプレイ・プリンタなどを備え付けること、および操作マニュアルを備え付けること

・取引年月日や勘定科目、取引金額などの記録を検索条件として設定すること

・日付や金額などの項目について、範囲を指定して条件を検索できること

・2つ以上の任意の項目を組み合わせて条件設定できること

電子帳簿保存法と紙の請求書に関するQ&A

最後に、紙の請求書を受け取ってから電子データで保存する際の、よくある質問に回答します。

電子化した請求書の原本は破棄しても大丈夫?

紙の請求書をPDFなどに変換して電子データとして保存する場合、電子帳簿保存法の要件を満たすという条件つきで、紙の原本は不要になります。

前述した「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たすために、以下のポイントで不備がないことを確認しておきましょう。

  • データを定められた期間(法人は7~10年)にわたって保管できるか
  • 解像度の要件を満たせるか
  • 検索要件などを満たすための機能がシステムに備わっているか
  • 改ざんや不正の心配がないシステムか

仮に原本をスキャンしてPDFとして保管する場合、「解像度は200dpi以上」「赤色、緑色及び青色の階調が、それぞれ256階調以上(24ビットカラー)になっている」などの解像度要件を満たしていることが重要です。

紙の請求書を電子データで保管することのメリット・デメリットは?

紙の請求書をはじめとした帳簿を電子保管することで、経理関係者の人件費や管理費用などのコストが削減できるメリットがあります。

【電子データ保存で削減できるコスト】

  • 請求書をファイリングする人件費
  • 紙代やインク代
  • 書庫に保管する管理コスト など

帳簿関係の書類について法人なら7年以上の保管が義務付けられており、すべて紙で保管するとなるとかなりのスペースを使うことになります。トランクルームや書類保管サービスまで利用すると、ますますコストは増大します。電子データで保管することで、これらのコストを大幅にカットできるでしょう。

デメリットは導入初期にシステムに関するコストが発生する点と業務フローを見直す必要があることです。電子保存への対応にはさまざまな準備や導入が必要であり、余裕をもったスケジュールで業務内容の見直しを進めましょう。

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まとめ

紙で受け取った請求書などの取引書類について、2024年現在でも紙での保管が原則です。一方、電子帳簿保存法の要件を満たすことができれば、任意による電子データでの保管も可能です。

電子データでの保存を開始するにはシステム導入や業務フローの見直しが必要ですが、保管に関する人件費やスペース確保に関するコストを大幅に削減できるメリットがあります。

2022年の電子帳簿保存法の改正からスキャナ保存がしやすいようになっているため、改ざん防止などの所定の要件を満たしたうえで電子データでの保存を進めてはいかがでしょうか。

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