電子帳簿保存法の対象外になる企業・個人事業主・書類はある？電子帳簿保存法の改正点と保存要件を解説

2024.03.04 , 経費・勘定

電子帳簿保存法における電子データ保存の宥恕期間が2023年12月で終了しており、今後はほとんどの企業や個人事業主が電子取引データの保存をすることになります。

 

企業の担当者のなかには「法律の対象外になる書類や企業はないの？」と気になる方もいるのではないでしょうか。

 

本記事では電子帳簿保存法の改正点と対象外の企業・法律、保存要件などを紹介します。

【2022年1月】電子帳簿保存法の改正点

電子帳簿保存法は、決算の関係書類や帳簿など、税務関係の書類を電子データで保管することを認める法律です。

 

税務関係の書類は紙で保管するのが原則ですが、要件を満たすことで電子データでの保管が可能になります。また、紙の帳簿を電子データで保管するためにスキャンする場合、条件を満たせば原本の破棄も可能になっています。

 

一方、請求書や領収書などの電子取引データについては2022年1月の改正によって、これまで可能だった電子取引データを紙に印刷しての保存ができなくなりました。電子取引で授受した取引データについては、すべての事業者で取引データの保存が必要です。

 

電子帳簿保存法の対象になる書類・対象外の書類

ここからは、電子帳簿保存法の対象になる書類と、対象外の書類について解説します。

 

対象になる書類

 

対象に含まれるのは、以下の3種類の書類です。

 

国税関係帳簿

国税関係帳簿とは、所得税法、法人税法にもとづき、青色申告者（青色申告法人）が保存するべきとされる書類のことです。

 

具体的には、以下のような書類が国税関係帳簿に該当します。

 

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 仕入台帳
• 売上台帳
• 固定資産台帳
• 売掛金台帳
• 買掛金台帳　など

国税関係書類

国税関係書類は、会社の決算で使われた書類や、各取引で利用された書類のことです。大きく以下の2種類に分かれます。

 

• 決算関係書類：貸借対照表や損益計算書、棚卸し表など、決算のために作成する書類
• 取引関係書類：契約書、注文書、見積書、請求書などの取引ごとに作成する書類

 

電子取引の書類

国税に関係しない書類でも、メールやインターネット上で行う取引に関係する書類は、対象に含まれます。

 

あくまでも一例ですが、以下のような書類が該当します。

 

• メールデータ
• Web請求書
• Web明細書
• FAX
• 電子契約　など

 

対象外の書類にはどのようなものがある？

電子帳簿保存法の対象外の書類は、以下のような書類です。

 

電子データが一切残っていない、手書きの書類

 

完全に手書きで作成された総勘定元帳や、仕訳帳、請求書、補助簿などが対象外です。

 

とはいえ、今や完全に手書きの書類よりも、電子データとして作成したり保存したりする書類が多いはずです。よって、ビジネスの世界では大半の書類が対象に含まれるといえます。

 

電子帳簿保存法の対象企業は？

電子帳簿保存法は原則すべての企業や個人事業主が対象です。今や電子取引を全くしない企業や個人事業主は少数派と考えられるので、基本的に対象に含まれると思っていた方がいいでしょう。

 

事業規模は原則として問われないので、独立してビジネスを営む以上は必ず守るべき法律であるといえます。

 

改正されたことで、電子取引で受け渡しをした国税関係書類の電子データは保存することが義務づけられています。

 

「電子取引」の一例としては、以下のようなものがあります。

 

メールで請求書を授受する クラウドサービスで請求書データを受け取る 請求書をDVDなどの記録媒体でやりとりする WebサイトからダウンロードしたPDFの領収書を受け取る　など

 

電子帳簿保存法の対象外の企業はある？

電子帳簿保存法の対象外の企業があるとすれば、「電子取引を一切行っていない企業」でしょう。このような企業なら書類をデータで保存する必要がありません。

 

とはいえ、今の例はあくまでも極論です。デジタル化が急速に進行する現代、電子取引を全く行わないということは考えにくいのが実情です。

 

改正で紙の書類をスキャンして電子保存する際の要件が緩和されたこともあり、今後はますます取引書類の電子化は進んでいくでしょう。

 

時代の流れにのらずに紙での取引に固執していると、取引先から敬遠されて、結果として、業績に影響してくることも考えられます。

 

仮にいま何も電子取引をしていないとしても、「それなら面倒な義務はないから安心だ」ということではなく、法改正のいまを契機に、法律の要件に従った形でデータを保存できるように、システム導入などを検討する必要があるでしょう。

 

書類の保存には3つの方法がある

電子帳簿保存法の対象外企業はほとんどなく、電子取引をしている企業や個人事業主ならすべて対象ということが分かりました。

 

電子データを保管するためには、以下の3つの書類の保存方法があります。電子帳簿保存法の要件に従って保管できるように、全体像を把握しておきましょう。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、パソコンや会計ソフトなどで作成した国税関連の帳簿や書類をデータのままで保存する方法のことです。会計ソフトで作成している仕訳帳や、パソコンで作成した請求書の控え等が対象です。

 

パソコンでDVDやハードディスクのメディアに保管する際だけでなく、クラウドサービスでサーバに保管するデータもこの方法に当てはまります。

 

以前は事前に税務署へ申請して署長の承認を受けなければいけませんでしたが、現在では要件が緩和されて不要になっています。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で作成された契約書や領収書などの書類を画像で保存するための方法です。国税関係書類のうち、紙で作成されたものが対象になります。

 

ただし、電子データの改ざんを防止する観点から、システムなどについて一定の制限があるので注意が必要です。

 

まず、利用するスキャナは「解像度は200dpi以上であること」「赤色、緑色、および青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）であること」が必要です。

 

そのほか、「見読可能装置の備付け等」「電子計算機処理システムの概要書等の備付け」「検索機能の確保」といった要件を満たすことが求められます。

 

出典：国税庁｜はじめませんか、書類のスキャナ保存！

電子取引データの保存

電子取引データの保存は、メールやインターネットなど、電子的なやりとりで授受されたデータ取引情報をデータで保存する方法です。

 

電子帳簿等保存やスキャナ保存への対応は任意ですが、この電子取引データの保存は義務化されているので注意が必要です。

 

電子取引データを保管する際は、以下の4つの要件を満たす必要があることを覚えておきましょう。

 

• タイムスタンプの付与（後述するように不要の場合あり）
• 関連書類の備え付け
• 見読性の確保
• 検索機能の確保

 

タイムスタンプはスタンプが付与された時刻以降に当該文書が改変されていないことを証明するものです。タイムスタンプを付与すれば改ざん防止につながりますが、すべての取引先に「タイムスタンプ付与済みの電子データ」を求めるのは現実的ではありません。

 

そのため、訂正や削除を防止する事務処理規定を設けている場合や、訂正や削除ができないシステムを導入することで、タイムスタンプが不要になります。

まとめ

電子帳簿保存法は、電子取引を行っている企業や個人事業主が対象になります。一方、対象外になるのは「電子データが残っていない、完全に手書きされた書類」「電子取引をまったく行わない企業・個人事業主」です。ほとんどの場合で対象になるので、保存要件をしっかりと確認しておきましょう。

 

特に、「電子取引データの保存」については「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」と違って法人や個人事業主の義務です。すでに猶予期間も終了しているので、電子データでやりとりしたデータはすべて要件を満たしたうえで保存するようにしましょう。

監修者

甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表) 早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中！

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