出張日当の限度額はいくら?出張日当の設定方法やメリット・デメリットも解説
, 経費・勘定
従業員が出張した際に手当として会社が支払うことになる「出張日当(出張手当)」。出張に伴う従業員の金銭的な負担を軽減してモチベーションアップを狙う手当の1つですが、いくらでも設定して良いものでしょうか?
本記事では出張日当の概要や設定できる限度額の目安を解説します。出張日当の設定の進め方やメリット・デメリットも解説するので、節税対策を模索している方はぜひ読み進めてみてください。
出張日当(出張手当)とは
出張日当(出張手当)とは、会社の役員や従業員が出張した際の食事代や交通費などの諸経費や、移動に伴う疲労に対して慰労する目的で支給される金銭のことです。
出張手当は、出張しなければ従業員の負担にならなかったであろう経費が概算されて支払われます。
出張日当に当てはまるものとしては、以下のような例があります。
・出張したことで発生した外食の費用
・出張で必要になったカバンや洗面用品、スーツなどの費用 ・移動することによる肉体的・精神的な疲れに対する慰労 |
出張にかかる経費のほか、出張に伴う肉体・精神の疲労に対する慰労分まで支払われる場合があります。
ただし、法律上は会社の義務にはあたらないため、出張日当を導入するか否かは会社側の判断になります。
出張日当は非課税かつ損金が基本
出張日当は、所得税法上、非課税に該当します。詳しくは後述しますが、出張者に日当を与えることは従業員にとって給与とならず非課税であることから、従業員にとっては節税の効果が期待できます。
また、法人税法において出張手当は旅費交通費として全額を損金に算入が可能です。
ただし、適切な日当の金額を設定しないと、税務署から指摘が入り、給与課税の対象とされる可能性もあるため注意が必要です。
出張日当はいくらでも受け取って良いわけではなく限度額がある
出張日当として従業員に支払った金額は非課税になり、会社は全額を損金に組み入れることができます。
高額な手当を支払うことで会社も従業員も節税になりそうな制度ですが、いくらでも出張日当として従業員に支払えるわけではありません。
国税庁によると、非課税となる旅費の範囲が以下のように規定されています。
(1) その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
(2) その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。 |
上記の範囲を逸脱している場合には非課税として認められず、役員の場合は会社の損金に算入できない場合があります。
つまり、客観的にみて相場から逸脱していない適正な範囲で出張日当の金額を設定する必要があります。
産労総合研究所の「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」によると、宿泊料の目安は以下のとおりです。
【国内出張の宿泊料】
・全地域一律:平均8,606円
・実費上限:9,117円
出典:産労総合研究所|2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果
宿泊に関して、上記の金額前後に収まるような金額なら、非課税かつ損金で処理することは可能でしょう。
そのほか、出張の残業や外食費、接待交際費、役員や従業員の拘束時間などを加味して出張日当を決めることになります。
なお、業務命令がない自由な時間が与えられている場合は、日当が支払われる時間には該当しません。
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出張日当を設定する際の注意点
ここでは出張日当を設定するための注意点について解説します。
実際に会社で出張日当の設定をするには、以下の点について気を付けることが必要です。
・出張旅費規程を作成する
・出張した内容を記録する
・出張日当の金額を設定する
出張旅費規程を作成する
出張日当を支給するには会社の「出張旅費規程」のなかに出張の定義を定めたうえで、役員を含む会社の全員を支給対象に含める必要があります。
また、以下のような点について、具体的な内容を明記しておかないといけません。
・移動について片道〇kmまでという具体的な距離
・利用できる交通機関の種類
・日当の限度額・計算方法
・承認や精算の手続きの方法 など
出張した内容を記録する
出張をした役員および社員は、旅費規定に基づいて作成された「旅費精算書」などを提出して、正規に承認してもらう必要があります。
精算書に加え、出張報告書に使えるように領収書などで出張の記録をつけておくのがおすすめです。
会社にもよりますが、出張報告書の提出と内容の承認がないと出張日当を請求できないという社内規定が設けられた会社も少なくありません。
出張日当の金額を設定する
出張日当に設定できる金額については本記事でも紹介しましたが、「適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか」「一般的に支給している金額と照らして相当と認められるか」という規定があります。ただ、具体的に上限額が定められたわけではありません。
あまりに高額な出張日当では税務調査で否認される可能性もあるので注意が必要です。
税務調査では以下のような点が調査されます。
・実際にその出張があったか
・移動手段や宿泊した場所が妥当で金額が相場からかけ離れていないか
・元帳に記載されている出張日当の金額が出張旅費規程どおりか
もしも否認されるとその金額は所得税法上非課税にならず、また法人税法上法人の損金にもならないため、法人所得や従業員の所得が増えることになります。
税務調査がいつおこなわれても良いように、出張日当の設定は顧問税理士とも相談して慎重に決定しましょう。
出張日当を設定することのメリット
ここでは、会社が出張日当を従業員に支給することのメリットを紹介します。
出張日当を設定する主なメリットは以下の2つです。
・会社にとって節税対策になる
・従業員の安全管理にも活用できる
会社や従業員にとって節税になる
出張日当として従業員に支払った金額は損金として計上できるため、企業の節税に役立ちます。
従業員にとっても受け取る出張日当が非課税所得になり、その部分は所得税と住民税がかかりません。
従業員の安全管理にも活用できる
出張日当のために出張旅費規定を作ることで従業員は自費で宿泊費を捻出して出張する必要がなくなります。
仮に地震など想定外のトラブルが起きたとしても、費用を気にすることなく安全な移動手段や宿への宿泊を促すことが可能です。
出張日当を設定することのデメリット・注意点
出張日当を作成することのデメリットとして、経費がかさみやすいという点があります。
出張日当は概算した定額を実費よりも多めに支給するケースもあるため、支給する側にとっては損金に算入できる金額が増える一方、経費が増えるデメリットもあります。
また、出張で役員や従業員が得たポイントやマイルの取り扱いにも注意が必要です。経費で獲得したポイントやマイルは基本的に会社に帰属しますが、従業員が利用できるという会社もあり、取り扱いは会社の方針によっても異なります。
あとからトラブルにならないよう、ポイントやマイルの取り扱いは事前に確認しておきましょう。
まとめ
出張日当の限度額は、法律で定められているわけではありませんが、かといって自由に設定できるわけでもありません。
同業種や同規模のほかの使用者が一般的に支給している金額と照らして妥当かなどが税務調査でチェックされることがあり、あまりに高額な出張日当は否認される可能性があります。
法人にとっても従業員にとっても損にならないよう、顧問税理士に相談しながら慎重に出張日当の金額を決めていきましょう。
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監修者
甲田拓也 (公認会計士税理士甲田拓也事務所 代表)
早稲田大学卒業後、PwCグローバルファームや個人会計事務所を経て現事務所を設立。節税、資金繰り、IPO・マーケ支援を行うプロ会計士として活動。YouTubeでも情報発信中! |
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